SỔ TAY LỄ TÂN
Thứ Sáu , 12/1/2018
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (6)- CHUẨN BỊ VỀ NỘI DUNG (tiếp theo)

3. Làm nổi bật thông điệp

Tập trung sự chú ý vào thông điệp chứ không phải thông tin hay dữ kiện đi kèm. Điều này sẽ tương đối khó nếu thông điệp được dẫn chứng bằng một loạt dữ kiện.

Nếu bài thuyết trình của bạn gồm một chuỗi những dữ kiện và dẫn chứng mà không có thông điệp nào, hoặc khi thông điệp được truyền đạt sau khi bạn giới thiệu số liệu và dữ kiện thì cử tọa sẽ tự động rút ra kết luận của họ nên sau đó khi bạn đưa ra thông điệp thì lại là quá muộn để tác động lại vào nhận thức của họ. Tốt nhất là đưa ra thông điệp trước, sau đó mới đưa ra lập luận và dẫn chứng bằng thông tin và dữ liệu.

Bạn nên đưa ra một thông điệp hoặc nhiều thông điệp để truyền đạt mỗi ý chính.

Chỉ đưa ra dẫn chứng sự kiện khi chúng có tác dụng hỗ trợ hoặc làm sáng rõ hơn thông điệp. Ngừng đưa ra dẫn chứng khi ý bạn muốn nói đã đủ sáng tỏ và lựa chọn dẫn chứng dựa trên mức độ quan trọng của chúng. Khi bạn phát triển phần nội dung, bạn nên chia ra một hoặc nhiều thông điệp để truyền đạt mỗi ý chính. Bạn chỉ nên đưa một lượng vừa đủ dữ kiện.

Phụ thuộc vào độ dài mỗi phần, có thể bạn thấy cần thiết phải thêm một hoặc vài thông điệp phụ để chuyển tải ý chính. Mỗi thông điệp và thông điệp phụ cần được lập luận bằng dẫn chứng riêng.

Bạn có thể có dư thông tin và dữ liệu từ những gì vừa tìm được, tuy nhiên khó khăn là việc lựa chọn thông tin nào để củng cố cho thông điệp của bạn. Một nguyên tắc cần nhớ là ngừng đưa ra dẫn chứng khi ý bạn muốn nói đã đủ sáng tỏ và hãy lựa chọn dẫn chứng dựa trên mức độ quan trọng của chúng.

Ghi nhớ rằng mặc dù trích dẫn nguồn của thông tin là quan trọng khi trình bày nhưng cũng nên lưu ý rằng cử tọa có thể sẽ không muốn biết tường tận quá trình bạn thu thập thông tin đó.

 

Trong ví dụ trước, người quản lý bán hàng muốn thuyết phục hội đồng giám đốc trang bị máy tính cho bộ phận kinh doanh, có thể đưa ra 3 ý chính theo mức độ quan trọng:

Bây giờ mỗi ý chính sẽ cần 1 hoặc nhiều thông điệp bổ trợ. Hãy nhớ đưa ra thông điệp nếu  không muốn cử tọa tự rút ra kết luận của họ

Ví dụ: Lợi nhuận

§ Lợi tức 6 tháng 

§ Lợi nhuận theo năm tăng 15%

§ Một phần chi phí đáng kể dành cho việc đào tạo

Ví dụ: Kế hoạch thực hiện

§ Thời gian xử lý thực tế rút ngắn 30%

§ 90% trường hợp báo giá phát sinh trên thực tế

Ví dụ: Lợi ích kinh doanh

§ Khách hàng sẽ nhận được dịch vụ chất lượng và chuyên nghiệp hơn

§ Dễ dàng đáp ứng chính xác đòi hỏi yêu cầu

§ Phân tích kinh doanh chính xác và kịp thời hơn

Ví dụ trên đây cho thấy mỗi ý chính có 2 hoặc 3 dẫn chứng đi kèm nhưng chỉ mang 1 thông điệp. Để chỗ trống dành cho thông điệp phụ nếu thời gian cho phép hoặc khi cần thiết. Có thể để dành chỗ để ghi dẫn chứng cho thông điệp phụ.

Lưu ý: Viết ý chính lên các mảnh giấy theo cách trên sẽ hữu ích cho những bài thuyết trình ngắn.

3. Sử dụng cách diễn đạt hiệu quả

Có thể sử dụng một số cách nói để làm cho câu văn sinh động. Chúng có thể bổ trợ thêm chi tiết hoặc nối những câu ngắn gãy. Đây không phải là một trích dẫn. Ví dụ một trích dẫn là “Một bức tranh đáng giá ngàn lời” còn một cụm từ thường kém mỹ miều hơn ví dụ như “Thay vì”. Trích dẫn có thể đứng một mình, còn cụm từ thì không. Sử dụng những cụm từ dài sẽ khiến bài thuyết trình của bạn chuyên nghiệp hơn. Thay vì nói “Tôi không thể hoàn thành kịp tiến độ” có thể nói “bằng tất cả sự kính trọng tôi phải nói rằng tôi không thể hoàn thành đúng tiến độ”.

Đừng để từ ngữ cuốn bạn đi. Sử dụng quá nhiều từ ngữ phô trương sẽ khiến bạn trở nên ngạo mạn và khiến cử tọa cảm thấy xa lạ với người nói và do đó xa cách thông điệp. Người diễn giả nên có cách truyền đạt thích hợp với nhóm đối tượng cụ thể và cân nhắc câu chữ là vấn đề cần để tâm thứ nhì. Nếu sử dụng quá nhiều từ ngữ không liên quan, người nghe có thể giải mã sai thông điệp một cách không cố ý. Các cụm từ nên mang mục đích nối câu, tạo ý đối lập, so sánh, ám chỉ, v.v. Dưới đây là một số mẫu câu có thể dùng trong nhiều hoàn cảnh:

………………. và tôi là CFO của Global Travel.

Xin chào, tôi là……………… và tôi là giám đốc marketing của Global Travel.

Xin chào quý ông quý bà.

Tên tôi là…………….. và tôi rất hân hạnh được có mặt tại đây hôm nay để nói với các bạn về……………………………………………

Tôi muốn giới thiệu đồng nghiệp của tôi……………………………………….

Xin chào, tôi đến từ………………….. và hôm nay tôi muốn nói với các bạn về………………………

Giới thiệu chủ đề

Hôm nay tôi tới đây để nói với các bạn về………………………………….

Như các bạn đề biết, hôm nay tôi sẽ nói về…………………………………

Tôi muốn nhân cơ hội này để nói về…………………………………………

Tôi rất vui mừng được có mặt tại đây hôm nay để nói về…………………..

Hôm nay tôi muốn chỉ ra những nét chính………..

Đưa ra cấu trúc bài nói

Bài nói của tôi chia làm x phần.

Tôi sẽ bắt đầu với/ Đầu tiên tôi sẽ nói về…/ Tôi sẽ bắt đầu với

sau đó tôi sẽ xem xét…..

và cuối cùng……

Tôi rất vui lòng trả lời bất cứ câu hỏi nào của các bạn vào cuối buổi.

Bắt đầu

Tôi sẽ bắt đầu với những thông tin khái quát về

Tôi muốn cung cấp cho các bạn một số thông tin nền về….

Trước khi tôi bắt đầu, có ai biết………….?

Như các bạn đều biết là…

Thay đổi chủ đề/ Diễn giả

OK, hãy chuyển qua phần…

ĐIều này dẫn tới ý tiếp theo, đó là…

Tôi sẽ cân nhắc/ đề cập tới…

Bây giờ xin được mời ông…..

Các bạn có câu hỏi nào trước khi tôi tiếp tục không?

Tóm tắt lại

Tóm lại…

Vậy để tóm tắt lại những ý chính trong bài trình bày của tôi…..

Tôi xin tóm tắt lại những gì mình vừa trình bày…..

Mời đặt câu hỏi

Các bạn có câu hỏi nào không?

Tôi rất vui được trả lời các câu hỏi từ bây giờ.

Nếu các bạn có câu hỏi, hãy mạnh dạn nêu lên

Nếu các bạn có câu hỏi, tôi vui lòng được trả lời vào cuối buổi

Kết thúc

Tôi muốn kết thúc bằng…..

Đến đây là kết thúc bài trình ày của  tôi, cám ơn các bạn đã chú ý/ lắng nghe.

Cảm ơn đã lắng nghe, tôi rất vui được có mặt ở đây hôm nay.

Đó là tất cả những gì tôi muốn nói. Xin cảm ơn.

4. Liên kết câu

Các liên từ nối các câu văn với nhau. Người ít kinh nghiệm không sử dụng các liên từ nên bài thuyết trình trở nên rời rạc Các liên từ là dấu hiệu để người nghe biết là bạn đang chuyển ý hoặc sắp kết thúc bài trình bày. Các liên từ cũng giúp cho mạch ý trôi chảy và tạo ra một kết thúc ấn tượng.

Để liên kết câu, hãy nghĩ về điều bạn vừa thảo luận và điều bạn dự định sắp nói. Tóm tắt lại ý bạn vừa trình bày và chuyển sang nội dung tiếp theo.

“ Điều này dẫn đến ý tiếp theo, đó là…”

“ Chúng ta vừa thảo luận về vấn đề quảng cáo, giờ hãy xem xét vấn đề ….”

Nối kết các ý bằng các liên từ như các từ mang tính chất báo hiệu “Đầu tiên”, “thứ hai”, hoặc “cuối cùng”. Bằng cách sử dụng các từ như vậy, cử tọa sẽ dễ dàng theo dõi bài trình bày của bạn hơn.

Liên kết là phần không thể thiếu của một thuyết trình, tuy nhiên nhiều diễn giả vẫn quên mất điều này. Mục đích của các liên từ là dẫn dắt người nghe chuyển từ ý này sang ý khác.

Ba lỗi thường gặp khi sử dụng liên từ:

1. Lỗi hay gặp nhất là việc không sử dụng bất liên từ nào. Các liên từ dẫn dắt thông tin của bạn chuyển từ ý này sang ý khác.

2. Lỗi thông thường thứ hai là chuyển ý quá nhanh. Bạn không dành đủ thời gian để dẫn chuyển ý trong khi đây lại là điều quan trọng khi bạn tiếp tục nói sang một phần hoàn toàn mới.

3. Lỗi thứ ba là việc lặp đi lặp lại các liên từ. Điều này sẽ nhanh chóng gây nhàm chán. Hãy cố gắng sáng tạo hơn.

Liên kết khi trình bày theo nhóm – Liên kết khi chuyển từ người này nói đến người khác nói cần được thực hiện một cách khéo léo. Mỗi người nói nên giới thiệu ngắn gọn về chủ đề và diễn giả tiếp theo để cử tọa nắm được.

(Xem tiếp phần sau)



Tin nổi bật.........................................................................................................
Lễ viếng, truy điệu, an táng 12 hài cốt liệt sỹ quân tình nguyện và chuyên gia Việt Nam hy sinh tại Campuchia về nước ( 18/05 )
UBND tỉnh làm việc với Đoàn công tác Hội đồng xúc tiến trao đổi hợp tác hữu nghị Jeollabuk – Việt Nam ( 17/05 )
Bộ Ngoại giao khuyến cáo công dân hạn chế đến Indonesia ( 17/05 )
Iran thay USD bằng Euro trong các giao dịch quốc tế ( 11/05 )
Bộ Ngoại giao triển khai công tác đào tạo đội ngũ cán bộ đối ngoại tại địa phương ( 04/05 )
UBND tỉnh làm việc với Đại sứ quán Phần Lan và tổ chức ActionAid ( 12/04 )


Các tin đã đăng.............................................
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (5)- CHUẨN BỊ VỀ NỘI DUNG (tiếp theo) ( 10/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (4)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) ( 09/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (3)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) ( 08/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (2)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH ( 05/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (1) ( 04/01 )
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN TỚI CÔNG TÁC LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI ( 22/11 )
NGHI THỨC VÀ THỦ TỤC LỄ TÂN ĐÓN TIẾP ĐOÀN KHÁCH NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM ( 22/11 )
Cách thức phục vụ trong các bữa tiệc ( 22/11 )
Tiệc chiêu đãi ngoại giao ( 22/11 )
Chiêu đãi ngoại giao ( 21/11 )
TÌM KIẾM
HỘP THƯ GÓP Ý
THÔNG TIN CẦN BIẾT
Hanh chinh cong
Lịch làm việc của lãnh đạo
Chính phủ
Bộ ngoại giao
Khiếu nại tố cáo
Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
can ho the park avenue can ho Sunrise Riverside vinhomes riverside biet thu vinhomes riverside biệt thự vinhomes riverside