SỔ TAY LỄ TÂN
Thứ Hai , 8/1/2018
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (3)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)

Giọng nói: Nghiên cứu chỉ ra rằng giọng nói chiếm 40% ảnh hưởng đến thành công của bài thuyết trình.

Ngôn ngữ cơ thể: Ngôn ngữ cơ thể chịu trách nhiệm 30% thành công của bài thuyết trình.

Từ ngữ: Cách sử dụng từ ngữ ảnh hưởng tới 15% thành công của bài thuyết trình.

Hình ảnh trực quan: Hình ảnh trực quan chiếm 15% quyết định thành công.

“ĐIỀU BẠN NÓI KHÔNG QUAN TRỌNG, QUAN TRỌNG LÀ CÁCH BẠN NÓI ĐIỀU ĐÓ RA SAO”

Phần lớn diễn giả khi thuyết trình thường lấy mình làm trung tâm và điều này về cơ bản là sai. Có nghĩa là diễn giả quyết định điều họ muốn nói và cách nói mà không mấy để tâm đến đặc tính của cử tọa. Khi diễn giả áp dụng mô hình này, nhiệm vụ giải mã thông điệp cho người nhận sẽ khó thực hiện hơn. Dấu hiệu cho thấy diễn giả đã mắc phải lỗi này là khi họ nói kiểu câu –“ Đây là điều tôi đang nói đến, theo cách mà tôi nói và các bạn nên hiểu là”. Do đó, hãy xác định rõ mục đích của bài thuyết trình và tìm hiểu cử tọa, sau đó điều chỉnh bài nói của bạn.

Bạn cần phải đặt ra mục đích rõ ràng cho bài thuyết trình. Bạn phải đưa người nghe đến một điểm đích cụ thể.

3. Xác định ý chính

· Hãy coi một bài thuyết trình như một hành trình được thiết kế để đưa cử tọa đến một địa điểm định sẵn         

Bạn nên đặt ra mục đích rõ ràng cho bài thuyết trình ngay từ đầu để có thể tập trung khi chuẩn bị. Hãy coi mục đích là đích đến và sự chuẩn bị là một hành trình. Mục tiêu của bạn là đảm bảo rằng bài thuyết trình của bạn đưa cử tọa đến một địa điểm xác định. Điều này chỉ đạt được khi  bạn chắc chắn về mục đích của mình và khả năng thuyết phục của bài trình bày.

Một quản lý có kế hoạch trang bị thiết bị bộ đàm cho những người thuộc bộ phận giám sát sản xuất. Anh ta chuẩn bị một bài thuyết trình trước giám đốc tài chính và giám đốc điều hành. Vậy đâu là mục đích của bài thuyết trình này?

a)  Trình diễn những kỹ thuật mới nhất hiện có cho đội ngũ sản xuất.

b)  Trình bày về lợi ích của việc giữ thông tin liên lạc thường xuyên.

c)  Thuyết phục các giám đốc rằng mua những thiết bị mới này sẽ giúp làm tăng số lượng và chất lượng sản xuất.

Trình bày về lợi ích của việc giữ thông tin liên lạc thường xuyên cũng là một mục tiêu, tuy nhiên mục đích chính lại là khiến các giám đốc đồng ý cho mua thiết bị liên lạc, do đó cách tốt nhất để đạt được điều này là nhấn mạnh rằng mua những thiết bị mới này sẽ giúp làm tăng số lượng và chất lượng sản xuất. Cần xác định ý chính, mức độ ưu tiên và phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi ý chính.

· Cấu trúc của hầu hết các bài thuyết trình

§ Mở đầu: Nói cho cử tọa biết điều bạn sắp nói

§ Nội dung: Nói những điều cần nói

§ Kết luận: Nhắc lại điều bạn đã nói

Quy tắc chung là 10/80/10- tức là phần mở và kết luận  mỗi phần chiếm 10% tổng thời gian, trong khi thân bài chiếm 80%. Ví dụ một bài thuyết trình trong 30 phút sẽ bào gồm 3 phút cho mỗi phần mở đầu và kết thúc, phần thân dài 24 phút. Công thức này có thể đem áp dụng cho bất cứ bài thuyết trình nào, nó cho thấy kết quả tốt từ phía cử tọa.

§ Mở đầu: 10% thời gian- Nói cho họ biết điều bạn sắp nói

§ Nội dung: 80% thời gian- Nói những điều cần nói

§ Kết luận: 10% thời gian- Nhắc lại điều bạn đã nói

 

Trong khi nghiên cứu, tham khảo tài liệu và phân chia các ý chính, bạn luôn phải tập trung vào phần nội dung của bài thuyết trình. Điều này là hợp lý vì cách hiệu quả nhất để chuẩn bị bài thuyết trình là xây dựng theo thứ tự sau:

§ Nội dung

§ Mở đầu

§ Kết luận

Bạn nên để phần hỏi đáp vào cuối bài trình bày của mình. Điều này sẽ giúp bạn truyền đạt thông tin và đưa ra kết luận rõ ràng, chính xác trước khi tiếp nhận những câu hỏi tương đối khó lường từ phía cử tọa. 

Như đã nói chúng ta có thể coi một bài thuyết trình như một cuộc hành trình- mà trong đó bạn sẽ đưa cử tọa đến một địa điểm định sẵn.            

Bạn nên chia cuộc hành trình này thành nhiều giai đoạn. Tuy nhiên bạn sẽ cần quyết định xem nên chia thành bao nhiêu giai đoạn và cụ thể nội dung từng giai đoạn. Bạn cũng nên nhìn tổng thể mục đích của bài thuyết trình và thử phát triển 3 đến 5 ý chính. Ý chính là những điều cử tọa có thể thu thập được từ bài thuyết trình của bạn. Ý chính đồng nghĩa với cái đích cần đạt đến sau mỗi giai đoạn của hành trình.  

§ Nếu là chủ đề trong lĩnh vực bạn quen thuộc, ý chính sẽ tương đối dễ xác định.

§ Nếu chủ đề nằm ngoài lĩnh vực của bạn, hãy hỏi thông tin từ những người khác.

§ Những người bạn nên hỏi là những người giống với cử tọa dự kiến của bạn.

Khi bạn chuẩn bị một bài thuyết trình thuộc lĩnh vực không quen thuộc của bạn thì cách tốt nhất để xác định ý chính là hỏi người khác. Những người bạn nên hỏi là những người giống với nhóm cử tọa của bạn. Khi họ chủ yếu thuộc nhóm có chủ kiến, tương tự trong trường hợp của người quản lý bán hàng quyết định trang bị laptop cho bộ phận bán hàng thì nên hỏi những người có kinh nghiệm trong tổ chức.

Khi hỏi ý kiến nhóm cử tọa đại diện bạn cần chắc chắn rằng bạn nêu rõ ý chính và thu hút được sự tập trung của họ. Bạn nên đặt câu hỏi xung quanh mục đích trình bày. Hỏi càng nhiều  người càng tốt và ghi lại ý kiến của họ để cân nhắc dùng làm ý chính.

Thuận lợi lớn nhất của cách làm này là tiết kiệm thời gian. Thông thường người ta sẽ mất hàng giờ để tìm thông tin, đối chiếu và biên tập, thêm vào đó còn phải lên cấu trúc cho bài. Hỏi người khác sẽ là cách nhanh và hiệu quả nhất để phân chia ý chính và đảm bảo rằng các ý chính sẽ không phải chỉ là điều bạn muốn nói mà còn là điều cử tọa muốn nghe.

Như trong trường hợp của người quản lý bán hàng – cô ấy cần xác định ý chính gì để chứng tỏ lợi thế cạnh tranh của việc trang bị laptop cho bộ phận bán hàng?

Hãy hỏi một vài người và ghi lại ý kiến của họ

VD1:

Hỏi: Trang bị laptop làm tăng doanh số bán hàng như thế nào?

Ý chính: Hiệu quả trình diễn ( bảng, biểu, hình ảnh hỗ trợ)

VD2:

Hỏi: Tổng chi phí là bao nhiêu và đến khi nào có thể thu hồi vốn”

Ý chính: bảng biểu phân tích lợi ích chi phí

VD3:

Hỏi: Bộ phận bán hàng có bị cắt giảm nhân sự không nếu năng suất tăng lên?

Ý chính: Cắt giảm nhân sự, giảm chi phí cho lao động, bảng phân tích

VD4:

Hỏi: Nếu chúng tôi đồng ý với kế hoạch này thì sau bao lâu kế hoạch sẽ được hoàn thành?

Ý chính: Thời gian triển khai, biểu đồ thời gian cho quá trình thu mua và đào tạo

VD5:

Hỏi: Bên cạnh việc cắt giảm chi phí, doanh nghiệp còn được lợi gì không?

Ý chính: Lợi ích của doanh nghiệp – hình ảnh chuyên nghiệp, thời gian kiểm kê, cập nhật sản phẩm và giá cả nhanh chóng  

Bắt đầu từ phần thân bài, nhiệm vụ đầu tiên của bạn là xác định các ý chính và sắp xếp chúng theo trình tự mong muốn của cử tọa. Một lần nữa bạn phải ưu tiên những gì cử tọa muốn. Các ý chính nên được trình bày theo mức độ quan trọng- ý quan trọng nhất xếp đầu tiên. Nếu bạn không thực hiện theo trình tự này bạn sẽ khó thu hút sự chú ý của cử tọa.

Bạn sẽ thấy hữu ích khi viết mỗi ý chính lên một mảnh giấy và tráo chúng theo nhiều cách sắp xếp khác nhau và cân nhắc hiệu quả của mỗi cách sắp xếp bằng cách tự kiểm chứng hoặc hỏi những người khác.

Nhiệm vụ tiếp theo của bạn là phân chia thời gian hợp lý cho mỗi ý chính. Điều này sẽ đảm bảo bạn không vượt quá tổng thời gian phân bổ cho bài trình bày. Ví dụ như nếu bài trình bày của bạn dự định có phần thân dài 10 phút và có 3 ý chính thì bạn nên có 2 ý 2 phút và 1 ý 6 phút.Một lựa chọn khác là bạn chia đều thời gian cho 3 ý. Một lần nữa hãy cân nhắc khán gỉa để đưa ra phương án hợp lý.


(Trich tai lieu tập huấn của FOET- BNG) (Xem tiếp 4)



Tin nổi bật.........................................................................................................
Lễ viếng, truy điệu, an táng 12 hài cốt liệt sỹ quân tình nguyện và chuyên gia Việt Nam hy sinh tại Campuchia về nước ( 18/05 )
UBND tỉnh làm việc với Đoàn công tác Hội đồng xúc tiến trao đổi hợp tác hữu nghị Jeollabuk – Việt Nam ( 17/05 )
Bộ Ngoại giao khuyến cáo công dân hạn chế đến Indonesia ( 17/05 )
Iran thay USD bằng Euro trong các giao dịch quốc tế ( 11/05 )
Bộ Ngoại giao triển khai công tác đào tạo đội ngũ cán bộ đối ngoại tại địa phương ( 04/05 )
UBND tỉnh làm việc với Đại sứ quán Phần Lan và tổ chức ActionAid ( 12/04 )


Các tin đã đăng.............................................
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (2)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH ( 05/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (1) ( 04/01 )
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN TỚI CÔNG TÁC LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI ( 22/11 )
NGHI THỨC VÀ THỦ TỤC LỄ TÂN ĐÓN TIẾP ĐOÀN KHÁCH NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM ( 22/11 )
Cách thức phục vụ trong các bữa tiệc ( 22/11 )
Tiệc chiêu đãi ngoại giao ( 22/11 )
Chiêu đãi ngoại giao ( 21/11 )
CÔNG TÁC LỄ TÂN NGOẠI GIAO ( 20/11 )
CHƯƠNG V NHỮNG HIỆP ĐỊNH NGOẠI GIAO ĐÃ KÝ KẾT ( 15/11 )
CHƯƠNG IV SOẠN THẢO VĂN KIỆN NGOẠI GIAO ( 14/11 )
TÌM KIẾM
HỘP THƯ GÓP Ý
THÔNG TIN CẦN BIẾT
Hanh chinh cong
Lịch làm việc của lãnh đạo
Chính phủ
Bộ ngoại giao
Khiếu nại tố cáo
Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
can ho the park avenue can ho Sunrise Riverside vinhomes riverside biet thu vinhomes riverside biệt thự vinhomes riverside