SỔ TAY LỄ TÂN
Thứ Ba , 21/11/2017
Chiêu đãi ngoại giao

2. Chiêu đãi ngoại giao

Chiêu đãi ngoại giao là hoạt động cần thiết và khó có thể thiếu trong hoạt động ngoại giao. Tiệc ngoại giao không những mang tính chất chính trị mà còn thể hiện tính văn hóa. Tổ chức một bữa tiệc chiêu đãi khách là một dịp để bày tỏ sự trọng thị, mến khách nhằm tăng cường mối quan hệ và giới thiệu văn hóa ẩm thực. Do đó, để đảm bảo tiệc chiêu đãi tiến hành tốt, khâu làm giấy mời là không thể xem nhẹ.

2.1. Khâu làm giấy mời

Mời khách thể hiện cương vị của người chủ trong một môi trường, cộng đồng hay nhóm người nhất định. Nó luôn gắn với chức vụ do người chủ nắm giữ thường xuyên, tạm thời hay trong một hoàn cảnh cụ thể nào đó. Mời khách là một hành vi tiêu biểu của cuộc sống xã hội. Chính vì vậy, với tư cách là một công cụ giao tiếp phục vụ cho một hoạt động, đảm bảo các mục tiêu và sự thành công của hoạt động đó, hành động mời cũng có một số nghi thức đặc trưng nhất định.

Trường hợp giấy mời được gửi đi lần đầu và căn cứ vào đó khách mời sẽ quyết định có đến dự hay không, điều quan trọng là phải thu hút sự chú ý của người được mời không chỉ bằng kiểu dáng chữ hấp dẫn mà còn bằng chất lượng của thông tin nêu ở đó.

Trong trường hợp số lượng khách mời hạn chế hoặc những người được mời đã đồng ý tới dự, giấy mời thường được xem như một tập quán mang tính ước lệ mà người ta có thể bỏ qua. Ngoài việc làm cho cuộc gặp mặt mang ý nghĩa cá nhân, giấy mời còn là hình thức khẳng định những thông tin đã được trao đổi bằng miệng – có thể thông qua một người thứ ba – liên quan đến lý do, nội dung, tính chất, ngày tháng, hay địa điểm gặp gỡ. Đây là những thông tin không thể thiếu để tránh những sai sót đáng tiếc có thể xảy ra với khách mời khi họ phải nhớ rõ địa chỉ, ngày giờ đã định. Trong trường hợp khách ở nơi khác tới không biết rõ địa chỉ, thì độ chính xác của các thông tin kể trên là rất cần thiết.

Giấy mời cũng cho phép xác định chính thức ai được mời và ai không được mời. Đó còn là dấu hiệu để những người được mời nhận ra nhau khi tên của họ được xướng lên và là một dạng giấy chứng nhận phân biệt người này với người khác.

Nội dung giấy mời là khâu quan trọng trong việc tổ chức một hoạt động. Soạn thảo giấy mời là một trong những công việc đầu tiên thực hiện trong quá trình chuẩn bị hoạt động, phải tóm lược được nội dung của sự kiện. Chờ đến lúc in giấy mời mới soạn thảo nội dung thì sẽ là thiếu thận trọng, vì thường thì lúc đó mọi công việc chuẩn bị đã bắt đầu và nếu muốn thay đổi những nội dung quan trọng trong giấy mời thì đã là quá muộn.

Có thể tiến hành hình thức mời qua điện thoại khi khẩn cấp, cần nhấn mạnh tầm quan trọng hoặc tranh thủ, tính thời sự nóng hổi của sự kiện, ví dụ như việc tổ chức tang lễ cho một chính khách, hoặc phải biến báo do hoàn cảnh, ví dụ do khâu ra quyết định quá chậm. Tuy nhiên, cầu lưu ý rằng nếu không có lý do chính đáng thì tất cả những lời mời đưa ra vào phút chót đều khiến cho khách mời có cảm giác rằng ta chỉ nhớ tới họ theo kiểu vớt vát – một cử chỉ không mấy lịch sự - trong khi thiện chí của ta là muốn thể hiện sự tôn trọng đối với họ.

Việc sử dụng rộng rãi máy fax hay thư điện tử hiện nay cho phép gửi giấy mời dưới dạng viết, ngay cả trong điều kiện eo hẹp về thời gian. Nhưng đây chỉ là những cách truyền tin ngoại lệ để giải quyết những trường hợp cá biệt. Thông thường, thư gửi qua fax hay thư điện tử không thể thay thế giấy mời được gửi đi theo đúng quy cách và thể lệ.

2.2. Soạn thảo giấy mời

Giấy mời là một văn bản có nội dung ngắn, được viết trên một mặt giấy có kích thước nhỏ (không như một bức thư hay tờ gấp quảng cáo), vì thế sự rõ ràng và súc tích trong soạn thảo giấy mời là hai nguyên tắc chủ đạo. Từng từ phải được cân nhắc kỹ lưỡng, các từ ngữ rườm rà không cần thiết phải được lược bỏ. Do đó, công việc soạn thảo rất mất thời gian đối với những người bắt đầu làm quen hay không làm thường xuyên. Thể loại công việc này đòi hỏi sử dụng các thuật ngữ riêng, văn phong phải trôi chảy và không có từ lặp lại. Nội dung văn bản được thể hiện dưới dạng một câu duy nhất, không có dấu ngắt câu: giấy mời phải được đọc liền một mạch.

Việc soạn thảo giấy mời xoay quanh một số chủ đề để trả lời cho các câu hỏi mà người được mời có thể nêu ra. Ai mời? Theo thể thức xã giao nào? Ai được mời? Lý do mời là gì? Dự kiến tổ chức hoạt động vào thời gian nào? Địa điểm ở đâu? Trả lời bằng cách nào? Trang phục ra sao? Đi tới đó như thế nào?

Trong giấy mời, có thể có mục đề nghị trả lời (R.S.V.P.). Mục này đính kèm số điện thoại liên lạc với ban tổ chức để khách được mời có thể gọi điện xác nhận có đến hay không đến dự tiệc. Ban tổ chức cũng rất cần biết số lượng khách mời sẽ tới tham dự lễ, trên cơ sở đó sắp xếp sơ đồ bàn ăn hoặc chí ít để chuẩn bị đủ số bộ đồ ăn…

Biết trước có bao nhiêu khách tới dự sẽ giúp bày trí hợp lý và bảo đảm tính nghiêm túc của buổi lễ. Cần phải bố trí một căn phòng đủ lớn, đủ số ghế ngồi, nơi gửi quần áo thuận tiện và trong trường hợp có tiệc đứng phải chuẩn bị đủ đồ ăn, đồ uống, cốc chén, bàn phục vụ. Cần phải ấn định thời hạn trả lời giấy mời để ban tổ chức có biện pháp xử lý, có thể mời thêm khách hoặc gọi điện thoại nhắc khách.

2.3. Thời hạn gửi giấy mời

Gửi sớm giấy mời đến tay khách thể hiện sự quan tâm tới họ. Việc gửi giấy mời vào phút chót làm cho mọi người không có thời gian chuẩn bị, đấy là chưa kể việc các quan khách cần có mặt rất có thể không đến dự vì đã bố trí lịch làm việc vào thời gian đó. Làm như thế người mời sẽ bị mất uy tín vì không có lý do đặc biệt nào có thể biện hộ cho cách xử sự như vậy. Nếu mời dự tiệc, nên gửi trước giấy mời ít nhất từ 2 đến 3 tuần. Lý tưởng nhất là trước 1 tháng. Nếu mời dự chiêu đãi, phải mời trước ít nhất là 10 ngày và tốt nhất là 14 ngày. Nếu vì lý do kỹ thuật, như phải chờ khẳng định về địa điểm mà gửi giấy mời chậm thì phải sử dụng các phương tiện khác (điện thoại, thư điện tử, fax…) để thông báo trước cho khách cùng với các chi tiết như ngày, giờ. Những chỉ dẫn bổ sung sẽ được nêu trong giấy mời và gửi tới tay khách sau đó.

2.4. Danh sách khách mời

2.4.1. Lựa chọn khách mời

Trong cuộc sống đời tư, việc lựa chọn khách mời rất dễ vì chỉ dựa trên mối quan hệ thân thiết với nhau, nhưng trong cuộc sống xã hội đây là một việc rất tế nhị, phải tính đến nhiều thực tế khách quan khó tránh khỏi. Người tổ chức có thể gặp trục trặc từ việc bỏ sót một khách mời quan trọng đến việc loại bớt khách mời. Người ta cảm thấy rất vinh dự khi được mời tới dự một bữa tiệc chính thức nhưng lại rất dễ cảm thấy bị xúc phạm khi thấy tên mình bị gạt ra khỏi danh sách mời. Các cơ quan nhà nước thường lên danh sách của khách theo thứ tự cấp bậc để xử lý khi cần loại bớt khách. Điều này thường xảy ra đối với trường hợp mời dự tiệc với số lượng chỗ ngồi đã ấn định. Nếu đã xếp 8 chỗ ngồi thì không thể nâng lên thành 9 chỗ, hoặc vì lý do kích thước bàn không cho phép, hoặc vì các chỗ ngồi được sắp xếp theo cương vị của mỗi người. Với một bữa tiệc đứng thì có thể linh hoạt hơn: nếu có thêm một vài vị khách thì chỉ cần dọn bớt đi vài chiếc ghế là các vị khách có thể đứng, ngồi, đi lại thoải mái.

Để tránh gây bực bội cho khách, cách tốt nhất là xác định rõ các loại khách mời và dựa vào đó mà lập danh sách. Các tiêu chí để xếp loại khách có thể rất đa dạng, nhưng đều phải gắn với lý do tổ chức hoạt động đó.

2.4.2. Các tiêu chí khách quan trong việc lựa chọn khách mời

Tiêu chí bảo đảm nhất là lựa chọn khách mời theo cơ cấu tổ chức đã được thừa nhận. Làm như vậy những người bị loại ra khỏi danh sách không cảm thấy là nạn nhân của một sự lựa chọn tùy tiện và giúp cho Ban tổ chức tránh những chuyện phiền phức vô ích. Điều đó cho thấy việc phân loại khách mời trong các hoạt động đối ngoại là bắt buộc. Nếu phải chấp nhận ngoại lệ, thì cần xác định một tiêu chí duy nhất để chỉ mời thêm một vị khách nhất định nào đó thôi, nếu không danh sách bổ sung sẽ kéo dài vô tận.

2.4.3. Đa dạng hóa khách mời

Trong các bữa tiệc ngồi cũng như tiệc đứng, câu chuyện trao đổi giữa chủ và khách có tầm quan trọng hàng đầu (chứ không phải là thực đơn như nhiều người vẫn tưởng). Việc tạo được bầu không khí giao lưu phụ thuộc rất nhiều vào các lĩnh vực hoạt động đa dạng của các khách mời và mối quan hệ sẵn có hoặc có thể tạo lập giữa họ với nhau. Trong trường hợp chỉ mời các quan chức thì khó có thể đáp ứng được yêu cầu đó. Vì vậy, nên bố trí mời cả những vị khách khác giới để làm phong phú nội dung câu chuyện ti bàn ăn. Cách xử lý này rất hay được áp dụng tại các bữa tiệc mang tính chất cá nhân. Còn đối với một lễ chính thức, danh sách khách mời chủ yếu được lập dựa trên thành phần các cơ quan có liên quan.

Loại khách mời “ngoại lệ” nêu trên thường là người nổi tiếng trong lĩnh vực hoạt động của mình như nghệ thuật, thể thao, văn học, kinh doanh hay giáo dục. Họ có lợi thế là được các khách mời chính thức buộc phải có mặt theo nghi lễ tôn trọng và dễ dàng chấp nhận. Hơn nữa, thông thường, họ đều được các cơ quan chính quyền đánh giá cao. Đó là lý do đủ để các nhà tổ chức thấy cần thiết phải mời họ.

2.4.4. Bố trí chỗ ngồi tại bàn tiệc

Khi lên danh sách khách mời, nhà tổ chức phải nghĩ ngay tới sơ đồ bố trí chỗ ngồi tại bàn tiệc và các thủ tục lễ tân cần lưu ý vì có quan khách tới dự. Nếu có nhiều nhân vật quan trọng, thì khó có thể bảo đảm xếp các nhân vật này theo đúng vị trí chức vụ của họ. Nếu không bảo đảm được như vậy thì tốt nhất không nên mời cùng một lúc hai người có cương vị quan trọng ngang nhau. Làm như vậy, nhà tổ chức vừa tránh cho mình khỏi rơi vào tình trạng khó xử, vừa tránh cho quan khách khỏi bực dọc vì không được đối xử theo đúng nghi thức lẽ ra họ được hưởng.

Cuộc sống đời tư không bị ràng buộc bởi các nghi thức như trong đời sống xã hội. Do vậy, chúng ta có quyền lựa chọn khách mời và xếp đặt chỗ ngồi của họ tùy theo ý muốn. Để một bữa tiệc thành công, điều quan trọng là chủ nhà phải tạo ra ở bàn ăn một không khí hòa đồng, chứ không nên xếp các vị khách vốn như “mặt trăng, mặt trời” phải ngồi cạnh nhau. Ngoài ra, cũng cần phải tạo điều kiện cho khách mời tiếp xúc và làm quen với nhau. Phần sau sẽ đi sâu vào vấn đề xếp chỗ ngồi của khách.

(Trích tài liệu tập huấn năm 2017 của FOSET – BNG)

(Xin mời xem tiếp phần 3. Tiệc chiêu đãi ngoại giao)



Tin nổi bật.........................................................................................................
Quỹ Lawrence S.Ting TP Hồ Chí Minh trao tặng 150 xe lăn, xe lắc cho người khuyết tật ( 19/01 )
Bộ Ngoại giao thực hiện xuất sắc các nhiệm vụ đối ngoại năm 2017 ( 17/01 )
TẶNG QUÀ TẾT 2018 CHO BUÔN LÀNG ( 15/01 )
Xây dựng khu vực Mekong - Lan Thương hoà bình, ổn định, phát triển bền vững và thịnh vượng ( 11/01 )
Việt Nam - Trung Quốc thúc đẩy hợp tác lĩnh vực văn hóa ( 09/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (8)- Bài tập ( 16/01 )


Các tin đã đăng.............................................
CÔNG TÁC LỄ TÂN NGOẠI GIAO ( 20/11 )
CHƯƠNG V NHỮNG HIỆP ĐỊNH NGOẠI GIAO ĐÃ KÝ KẾT ( 15/11 )
CHƯƠNG IV SOẠN THẢO VĂN KIỆN NGOẠI GIAO ( 14/11 )
CHƯƠNG III . VĂN KIỆN NGOẠI GIAO ( 13/11 )
CÔNG VĂN LỄ TÂN, HÀNH CHÍNH ( 08/11 )
CÔNG VĂN VÀ VĂN KIỆN NGOẠI GIAO ( 07/11 )
Sở Ngoại vụ với công tác đón tiếp khách quốc tế đến tham dự Lễ hội cà phê Buôn Ma Thuột ( 08/05 )
KỂ CHUYỆN TÀI NGOẠI GIAO CỦA BÁC HỒ ( 02/08 )
Nghi thức dự tiệc thế nào? ( 21/05 )
Chiêu đãi ngoại giao ( 21/05 )
TÌM KIẾM
HỘP THƯ GÓP Ý
THÔNG TIN CẦN BIẾT
Hanh chinh cong
Lịch làm việc của lãnh đạo
Chính phủ
Bộ ngoại giao
Khiếu nại tố cáo
Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
can ho the park avenue can ho Sunrise Riverside vinhomes riverside biet thu vinhomes riverside biệt thự vinhomes riverside