SỔ TAY LỄ TÂN
Thứ Tư , 22/11/2017
NGHI THỨC VÀ THỦ TỤC LỄ TÂN ĐÓN TIẾP ĐOÀN KHÁCH NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

III. NGHI THỨC VÀ THỦ TỤC LỄ TÂN ĐÓN TIẾP ĐOÀN KHÁCH NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

1. Sự khác nhau giữa các mức độ đón tiếp lễ tân ngoại giao

Giống như các quốc gia khác trên thế giới, lễ tân ngoại giao Việt Nam có những quy định khác nhau trong nghi thức đón tiếp các đoàn khách nước ngoài thăm hay làm việc tại Việt Nam, tùy theo mức độ, tính chất và mục đích của khách.

Khi hai bên thỏa thuận trao đổi đoàn, mục đích của chuyến thăm được đặt ra có thể là: thăm song phương nhằm thiết lập hoặc duy trì, tăng cường các mối quan hệ chung, tìm hiểu tình hình chính trị, xã hội, kinh tế, và văn hóa nhằm tìm hướng mở rộng hợp tác; đàm phán, ký kết thỏa thuận về một lĩnh vực hoặc một vấn đề cụ thể; tham dự hội nghị, hội thảo hoặc dự triển lãm, hội chợ; tham dự một hoạt động lễ tân như lễ kỷ niệm, lễ nhậm chức; tham quan du lịch hay nghỉ mát, v.v...

Từ mục đích có thể chia chuyến thăm làm ba loại: một là khách mời thăm song phương, hai là khách mời tham dự hoạt động đa phương và ba là khách tiến hành chuyến thăm với mục đích cá nhân không với tư cách của cương vị chính thức mà khách đang đảm trách.

Phù hợp với thông lệ lễ tân quốc tế, mức độ các đoàn khách nước ngoài thăm song phương Việt Nam hoặc tham dự hoạt động do Việt Nam mời phù hợp với chức vụ hay vai trò của người dẫn đầu đoàn. Người dẫn đầu đoàn có thể là Nguyên thủ Quốc gia, người đứng đầu Chính phủ, người đứng đầu Cơ quan Lập pháp, Phó Nguyên thủ Quốc gia, phó của người đứng đầu Chính phủ, phó của người đứng đầu cơ quan Lập pháp. Người dẫn đầu đoàn cũng có thể là các Bộ trưởng, người đứng đầu các tổ chức liên chính phủ, các quan chức các Tổ chức quốc tế, hoặc có thể là thành viên Hoàng gia như Thái tử, Hoàng hậu, Hoàng tử, v.v...

Trong quan hệ giữa các quốc gia, việc tiến hành trao đổi các đoàn thăm viếng lẫn nhau là một hoạt động ngoại giao quan trọng nhằm tăng cường và thúc đẩy mối quan hệ. Trao đổi đoàn cấp cao (do Nguyên thủ Quốc gia – người đứng đầu Nhà nước hay người đứng đầu Cơ quan hành pháp – hoặc người đứng đầu Chính phủ dẫn đầu) có ý nghĩa đặc biệt quan trọng và vì vậy các nước đều quy định rất nhiều nghi thức và thủ tục lễ tân đặc biệt để tiếp đón các đoàn này.

Theo tập quán quốc tế và quy định lễ tân của các nước, Trưởng đoàn có cấp bậc và chức vụ khác nhau thì mức độ nghi lễ và biện pháp lễ tân đón tiếp đoàn cũng khác nhau, song song với đó thành phần chủ nhà tham gia các hoạt động của đoàn cũng khác nhau.

Việc áp dụng các mức độ lễ tân khác nhau là cách thức thể hiện sự tôn trọng đối với mức độ quan trọng chức vụ của khách. Kể cả khi một vị khách nước ngoài thăm với tư cách cá nhân, căn cứ vào cấp bậc và chức vụ của khách, chủ nhà thường áp dụng một số nghi lễ cần thiết trong đón tiếp để thể hiện sự trọng thị đối với trọng trách mà khách đang nắm giữ. Ví dụ như đối với Người đứng đầu chính phủ mặc dù thăm cá nhân, nhưng nước chủ nhà cũng có thể dành cho vị khách đó một vài biện pháp lễ tân đặc biệt nào đó như có thể bố trí một vài cuộc gặp không chính thức hay một số biện pháp an ninh cần thiết.

Đối với các chuyến thăm song phương, việc phân biệt mức độ lễ tân đón tiếp đối với chức vụ của khách, thường được các nước quy định tương đối cụ thể, từ nghi lễ cho đến cách thức tổ chức đón tiếp. Thông thường, người ta không coi khách tham dự các hoạt động đa phương như hội nghị quốc tế, hội chợ, triển lãm hay một hoạt động lễ tân của nước chủ nhà như lễ kỷ niệm ngày quốc khánh hay lễ nhậm chức là một chuyến thăm theo đúng nghĩa của nó. Đối với các hoạt động đa phương, tùy theo điều kiện riêng của mình cũng như tập quán quốc tế, chủ nhà thường thiết lập một chương trình hoạt động với các nghi thức lễ tân dành cho khách tham dự đơn giản tối đa so với các chuyến thăm song phương.

Và trong công tác tổ chức, trong một số biện pháp lễ tân có thể không phân biệt mức độ đối với các đoàn khách khác nhau thì cũng không có nghĩa là không có sự phân biệt đối với chức vụ của khách. Trong các hoạt động và nghi lễ chính thức, chủ nhà cũng cố gắng dành cho khách có chức vụ cao hơn được đón tiếp trọng thị và được ưu tiên nhiều hơn như thứ tự đón tiếp hay trong việc sắp xếp vị trí danh dự.

Để đề xuất và chuẩn bị các lễ nghi và các biện pháp lễ tân phù hợp với từng hoạt động, ngoài việc xem xét mức độ, yêu cầu quan hệ cụ thể với đối tác, đường lối và chính sách đối ngoại của nhà nước nói chung, về phương diện lễ tân cần tính toán đến nhiều yếu tố, trong đó cơ bản nhất là mục đích chuyến thăm, cấp bậc, chức vụ của trưởng đoàn và tính chất của chuyến thăm. Khi khách với cấp bậc với cấp bậc và chức vụ như nhau nhưng khi tiến hành chuyến thăm với mục đích khác nhau. Thông thường, nghi thức lễ tân dành cho khách thăm song phương cao hơn khi khách tham dự hoạt động đa phương hay khi khách tiến hành chuyến thăm với mục đích cá nhân.

Theo thông lệ lễ tân quốc tế, nghi lễ dành cho nguyên thủ quốc gia là nghi thức lễ tân cao nhất mà một quốc gia có thể tổ chức đón tiếp khách nước ngoài.

2. Các công tác chuẩn bị đón tiếp một đoàn khách nước ngoài

Để tổ chức đón tiếp một đoàn khách nước ngoài được chu đáo, công tác đón tiếp đòi hỏi người tổ chức cần nắm được nhiều thông tin về khách và có những phương án, kịch bản cụ thể và tỉ mỉ liên quan đến từng thành viên trong đoàn cũng như từng hoạt động của khách.

Khi tổ chức đón tiếp cần tìm hiểu các thông tin cần thiết sau: tiểu sử và ảnh của Trưởng đoàn cùng phu nhân/phu quân nếu cùng đi và nếu có thể, ảnh, tiểu sử các thành viên chính thức khác của Đoàn. Các thông tin liên quan đến chế độ ăn kiêng do yêu cầu y tế hoặc tôn giáo, nhóm máu, bệnh sử và sở thích cá nhân của Trưởng đoàn và phu nhân/phu quân và những thành viên quan trọng cần lưu ý. Ngôn ngữ mà khách sử dụng trong các cuộc tiếp xúc, hội đàm và phiên dịch của Đoàn. Các thông tin liên quan đến việc đến và rời của Đoàn. Loại phương tiện giao thông, các thông số kỹ thuật, thời gian đến và rời. Các thông tin liên quan khác như mua vé, đặt vé, giữ chỗ nếu đi bằng phương tiện giao thông dân dụng. Danh sách thành viên của Đoàn cùng chức vụ tham gia từng hoạt động trong chương trình, đặc biệt là các hoạt động quan trọng như hội đàm, các cuộc tiếp xúc chiêu đãi…

Chuẩn bị chương trình phù hợp với mục đích, tính chất và yêu cầu của mỗi chuyến thăm và trù liệu trước toàn bộ diễn biến của từng hoạt động của đoàn là một công việc quan trọng trong công tác tổ chức đón tiếp khách và đảm bảo cho chuyến thăm thành công. Chương trình đón tiếp khách nước ngoài thường bao gồm một số hoạt động chính sau:

-  Đón khi khách đến, tiễn khi kết thúc chuyến thăm. Đối với khách thăm địa phương việc đón và tiễn khách nhiều khi không chỉ khi khách đến và rời địa phương mà còn cần thiết phải tổ chức đón và tiễn khách khi khách nhập và xuất cảnh qua các cửa khẩu quốc tế ở địa phương khác.

-  Chương trình làm việc: các cuộc hội đàm, thảo luận, tiếp xúc với lãnh đạo Trung ương và lãnh đạo địa phương cũng như với các cơ quan ban ngành có liên quan, thăm tìm hiểu thực tế các cơ sở kinh tế và xã hội và ký kết các văn bản thỏa thuận nếu có.

-  Hoạt động văn hóa, thăm quan giải trí: tham dự các hoạt động văn hóa như lễ hội hoặc chương trình biểu diễn nghệ thuật, thăm quan danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử hoặc nghỉ ngơi. Hoạt động chiêu đãi, mời cơm, hoặc chương trình hoạt động riêng của phu nhân/phu quân nếu đi cùng.

Mỗi đoàn khách nước ngoài thăm có mục đích, tính chất, yêu cầu và thời gian khác nhau vì vậy việc tổ chức, thiết lập một chương trình hợp lý với đầy đủ các biện pháp lễ tân cần thiết là yêu cầu quan trọng của công tác lễ tân. Một chương trình hoạt động phong phú làm cho khách thăm không những có được một chương trình làm việc thiết thực mà còn tạo điều kiện cho khách tìm hiểu về đất nước, con người. Chính vì vậy khi chuẩn bị chương trình hoạt động cho khách cần lưu ý một số yếu tố sau:

-  Sức khỏe và tuổi tác của khách. Không thể tổ chức một chương trình hoạt động và làm việc quá dày và căng thẳng khi khách lớn tuổi hoặc sức khỏe không cho phép.

-  Thói quen cũng như thời gian biểu làm việc thông thường của khách. Mỗi quốc gia có những quy định khác nhau về thời gian làm việc cũng như thời gian nghỉ ngơi. Nhiều nước quy định thời gian bắt đầu làm việc muộn, hoặc sớm, hơn Việt Nam. Tương tự, thời gian biểu ăn nghỉ không giống với thông lệ ở nước ta. Khi chuẩn bị chương trình đón tiếp khách, cơ quan tổ chức đón tiếp cần lưu ý đến yếu tố này, chuẩn bị chương trình hoạt động phù hợp.

-  Dự kiến phương án dự phòng hoặc cách thức xử lý một hoạt động nào đó trong trường hợp cần thay đổi do yêu cầu khách quan, ví dụ như lý do thời tiết.

Để đảm bảo cho chương trình hoạt động của khách được chu đáo, việc chuẩn bị tỉ mỉ chương trình hoạt động là một khâu quan trọng trong công tác tổ chức đón tiếp. Trong quá trình chuẩn bị, thường cơ quan tổ chức đón tiếp lập chương trình chi tiết các hoạt động của đoàn dành cho khách và những người có liên quan và một kịch bản chi tiết gồm các khâu liên quan đến vấn đề tổ chức chuyến thăm. Khi chương trình chung và chi tiết được chuẩn bị kỹ càng thì khách và những người liên quan sẽ chủ động và chương trình sẽ diễn ra đúng yêu cầu.

Mỗi hoạt động trong chương trình chuyến thăm, khi chuẩn bị cần trả lời được một số câu hỏi sau: hoạt động gì, địa điểm diễn ra hoạt động là ở đâu, cách thức tổ chức, thời gian diễn ra hoạt động, khi nào khách và chủ cần có mặt, trang phục quy định thống nhất hoặc khuyến nghị khách và chủ sử dụng, thành phần tham gia hoạt động kể cả chủ và khách và phương án sắp xếp vị trí cho từng người đặc biệt là khách chính và chủ chính trong hoạt động đó, và phương tiện để đến nơi diễn ra hoạt động, đội hình phương tiện đi lại và cách sắp xếp khách trong đội hình.

Kịch bản cho mỗi hoạt động được chuẩn bị cho những người liên quan đến công tác tổ chức và chủ nhà đón tiếp khách. Kịch bản chi tiết hoá phân công người chịu trách nhiệm từng phần việc cũng như diễn biến của sự kiện từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Cụ thể có những điểm như sau: sắp xếp công việc cụ thể như ai là người điều hành, người chịu trách nhiệm thực hiện từng mục và từng việc cụ thể; thành phần khách và chủ tham gia vào hoạt động, vai trò và vị trí của mỗi người; cách thức tổ chức, trình tự diễn biến từng bước của sự kiện; chuẩn bị cơ sở vật chất và kỹ thuật cho sự kiện như: bàn, ghế, trang trí, âm thanh, ánh sáng, phiên dịch; phóng viên báo chí tham gia ghi hình, đưa tin.

Để đảm bảo cho chương trình đón tiếp đoàn diễn ra đúng yêu cầu, cán bộ tổ chức đón tiếp luôn luôn theo sát các hoạt động của đoàn và kịp thời điều chỉnh khi có tình huống phát sinh. Các điều chỉnh cần được thông báo cho những người liên quan biết để cùng phối hợp thực hiện.

Các địa phương trong trường hợp đón các đoàn khách Nhà nước, hoặc đoàn khách ngoại giao lớn, cần có sự phối hợp với Cục Lễ tân Nhà nước trực thuộc Bộ Ngoại giao, để có sự hỗ trợ về công tác đón tiếp, tổ chức đối với các đoàn khách viếng thăm địa phương.

3. Vai trò của người tháp tùng đoàn

Toàn bộ chương trình hoạt động chính thức của Đoàn khách nước ngoài thăm Việt Nam có quan chức Việt Nam đại diện cho Chủ chính tháp tùng (trừ thăm cá nhân và quá cảnh). Tuy nhiên, tùy cấp đoàn và tính chất của chuyến thăm, cấp bậc quan chức Việt Nam tháp tùng có khác nhau.

Đối với đoàn Nguyên thủ Quốc gia, Người đứng đầu Cơ quan Hành pháp, Người tháp tùng Đoàn trong các chương trình chính thức tại thủ đô Hà Nội là Lãnh đạo cấp Bộ và Đại sứ Việt Nam tại nước khách; tháp tùng đoàn từ Hà Nội đi thăm địa phương là Đại sứ Việt Nam tại nước khách. Lãnh đạo Văn phòng hay Ủy ban Đối ngoại Quốc hội là Người tháp tùng đối với Đoàn người đứng đầu cơ quan lập pháp.

Đối với các đoàn Nguyên thủ, Phó Nguyên thủ Quốc gia, Thủ tướng, Phó Thủ tướng, và Người đứng đầu, hoặc cấp Phó của người đứng đầu Cơ quan Lập pháp nước ngoài thăm Việt Nam có chương trình thăm địa phương, Lãnh đạo Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương đón tại sân bay nếu khách đến bằng đường hàng không. Nếu khách đến bằng đường bộ, Lãnh đạo Tỉnh hay Thành phố chủ trì đón tiếp chính thức tại địa phương, còn đón tiếp mang tính kỹ thuật tại địa giới của địa phương giao cho Lãnh đạo Văn phòng hay Cơ quan đối ngoại của địa phương chịu trách nhiệm. Lãnh đạo địa phương tháp tùng Đoàn các chương trình hoạt động tại địa phương mình. Nếu thời gian cho phép, Lãnh đạo địa phương mở tiệc chiêu đãi Đoàn.

Cũng với nguyên tắc trên, đối với đoàn do Bộ trưởng và tương đương hoặc thành viên Hoàng gia dẫn đầu, cấp vụ Vụ khu vực Bộ Ngoại giao hoặc cấp Vụ của cơ quan chủ quản đón khách tháp tùng trong thời gian đoàn thăm Việt Nam. Khi Đoàn đi thăm địa phương, Lãnh đạo địa phương đón tiếp Đoàn tại địa phương mình. Tùy theo yêu cầu đối ngoại, mục đích chuyến thăm địa phương, có thể đại diện Lãnh đạo địa phương trực tiếp hay giao cho Lãnh đạo Ngoại vụ hay Văn phòng Ủy ban đón, tiễn tại nhà ga hoặc tại nơi ở của Đoàn khi đoàn đến hay rời địa phương. Lãnh đạo Tỉnh, Thành phố tổ chức tiếp làm việc và chiêu đãi.

Đối với Phu nhân/Phu quân Trưởng đoàn Cấp cao nước ngoài thăm Việt Nam có chương trình hoạt động riêng, phía Việt Nam thu xếp cán bộ thích hợp tháp tùng.

Đối với các hoạt động riêng không chính thức mang tính nội bộ của Đoàn như thăm Cơ quan Đại diện thường trú tại Việt Nam, gặp cộng đồng công dân nước mình đang sinh sống hay làm việc tại Việt Nam, hoặc chương trình riêng (tham quan, thăm viếng, ăn uống…) chỉ có cán bộ lễ tân và an ninh (nếu có) làm công tác tổ chức và đảm bảo an ninh cho Đoàn.

(Trích tài liệu tập huấn năm 2017 của FOSET – BNG)

                                        (Xin mời xem tiếp phần IV. Một số vấn đề liên quan tới công tác lễ tân đối ngoại)



Tin nổi bật.........................................................................................................
Hội Hữu nghị Việt Nam – Nhật Bản tỉnh triển khai nhiệm vụ năm 2018 ( 15/12 )
Ngân hàng Thế giới làm việc về Chương trình “Mở rộng quy mô vệ sinh và nước sạch nông thôn” tại tỉnh Đắk Lắk ( 11/12 )
UBND tỉnh làm việc với đoàn chuyên gia Đại học Victoria, Úc. ( 11/12 )
Sơ kết Quy chế quản lý và bảo vệ biên giới, lãnh thổ quốc gia năm 2017 ( 04/12 )
Lễ trao Học bổng Đọt Chuối Non lần thứ 10 ( 01/12 )
Đoàn công tác của Đại sứ quán Đan Mạch làm việc tại tỉnh ( 30/11 )


Các tin đã đăng.............................................
Cách thức phục vụ trong các bữa tiệc ( 22/11 )
Tiệc chiêu đãi ngoại giao ( 22/11 )
Chiêu đãi ngoại giao ( 21/11 )
CÔNG TÁC LỄ TÂN NGOẠI GIAO ( 20/11 )
CHƯƠNG V NHỮNG HIỆP ĐỊNH NGOẠI GIAO ĐÃ KÝ KẾT ( 15/11 )
CHƯƠNG IV SOẠN THẢO VĂN KIỆN NGOẠI GIAO ( 14/11 )
CHƯƠNG III . VĂN KIỆN NGOẠI GIAO ( 13/11 )
CÔNG VĂN LỄ TÂN, HÀNH CHÍNH ( 08/11 )
CÔNG VĂN VÀ VĂN KIỆN NGOẠI GIAO ( 07/11 )
Sở Ngoại vụ với công tác đón tiếp khách quốc tế đến tham dự Lễ hội cà phê Buôn Ma Thuột ( 08/05 )
TÌM KIẾM
HỘP THƯ GÓP Ý
THÔNG TIN CẦN BIẾT
Hanh chinh cong
Lịch làm việc của lãnh đạo
Chính phủ
Bộ ngoại giao
Khiếu nại tố cáo
Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
can ho the park avenue can ho Sunrise Riverside vinhomes riverside biet thu vinhomes riverside biệt thự vinhomes riverside