SỔ TAY LỄ TÂN
Thứ Sáu , 5/1/2018
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (2)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH

II. CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH

§ Lên kế hoạch nội dung

§ Nắm rõ cử tọa

§ Xác định các vấn đề quan trọng

§ Phác thảo cấu trúc

§ Thực tập

Một người quản lí bán hàng muốn được trang bị máy tính cá nhân cho bộ phận của mình. Cô nghiên cứu kỹ lưỡng và đưa ra các thống kê để thuyết phục cấp trên. Cô chuẩn bị một bài thuyết trình trước các giám đốc tài chính và quản lí.

Đâu sẽ là mục đích của công việc này?

a) Để báo cáo giám đốc về tiện ích của công nghệ hiện đại trong hỗ trợ bán hàng

b) Để trình diễn những tính năng mạnh mẽ của công nghệ mới

c) Để thuyết phục giám đốc về lợi thế cạnh tranh đạt được từ việc mua bán này

Mục đích của hầu hết các bài thuyết trình kinh doanh là để báo cáo hoặc thuyết phục. Trong ví dụ này, bài thuyết trình của người quản lí bán hàng cần có đầy đủ thông tin và mang tính thuyết phục vì người này muốn các giám đốc đồng ý mua máy tính để công ty của mình có lợi thế cạnh tranh trên thị trường, đồng nghĩa với việc tăng doanh số bán hàng, tăng doanh thu và có thị trường rộng lớn hơn. 

Một khi bạn đã xác định được mục đích và viết lại chúng, bạn có thể cân nhắc đến nội dung của bài trình bày. Tuy nhiên, trước khi lên kế hoạch nội dung một cách chi tiết, bạn cần phải phân tích cử toạ của mình. Đây là quá trình quan trọng để phiên dịch thông điệp một cách thích hợp nhất. “Thông điệp” ở đây có nghĩa là “thích ứng”

1. Chuẩn bị về nội dung

Chuẩn bị về nội dung bao gồm việc phân tích cử tọa, xác đích mục đích và các ý chính của bài thuyết trình, sau đó so sánh đối chiếu với các tài liệu. Sau khi xây dựng cấu trúc của bài, bạn nên sử dụng các mẩu giấy nhớ để thuyết trình một cách tự nhiên và lưu loát. Chuẩn bị các mẩu giấy sao cho chúng được sử dụng hiệu quả nhất mà không làm bạn bị phân tán.

Vào lúc này bạn nên có cái nhìn rõ ràng về bài thuyết trình của mình. Bạn phải nắm được thông điệp bao quát gói gọn trong một câu. Bạn sẽ phải đặt ra một loạt ý chính, cũng như các thông điệp và thông điệp phụ để thuyết trình một cách rõ ràng và thuyết phục. Hơn nữa bạn phải tổ chức các dữ kiện và thông tin sẽ sử dụng theo mức độ quan trọng và được đánh số.

Số lượng chi tiết bạn cần sẽ phụ thuộc vào tính chất và mức độ phức tạp của tư liệu mà bạn trình bày, mức độ quen thuộc với chủ đề, kinh nghiệm và sự tự tin của bạn.


Bản dự thảo nên được thể hiện một cách chi tiết và đầy đủ để bạn dựa theo khi trình bày. Tuy nhiên thường thì bạn sẽ muốn chuyển sang dùng các mẩu giấy nhớ. Các mẩu giấy này là phương tiện hỗ trợ hữu hiệu với tác dụng chính là nhắc nhở người trình bày.

· Những mẩu giấy nhớ sẽ giúp bạn diễn đạt một cách tự nhiên

· Đảm bảo rằng các mảnh giấy được đánh số rõ ràng

· Chỉ viết lên một mặt giấy nhằm tránh bị nhầm lẫn và sao nhãng

· Chỉ truyền đạt một vấn đề hoặc một ý trên một mảnh giấy để trình bày tự tin

· Bạn có thể giữ các mảnh giấy bằng một tay và xem chúng khi cần.

Nguyên tắc số 1 là phải đảm bảo các mảnh giấy được đánh số rõ ràng, phòng khi bạn đánh rơi hay làm xáo trộn vị trí của chúng thì bạn cũng có thể sắp xếp lại nhanh chóng.

Chỉ viết trên một mặt giấy: Điều này tránh cho bạn việc phải lật qua lật lại hay thao tác nhiều lần.

Chỉ truyền đạt một vấn đề hoặc một ý trên một mảnh giấy: Khi bạn nói xong một phần bạn có thể chuyển ngay sang phần tiếp theo được ghi trên mảnh giấy. Một lần nữa việc này tránh được sự phân tâm hoặc bị lặp lại mẩu giấy bạn đã nói qua.

Thông tin trên giấy cần ngắn gọn, cô đọng, bao gồm dẫn chứng và chú thích, tuy nhiên tránh viết dài dòng. Quá nhiều chi tiết sẽ khiến bạn đọc chúng, thay vì trình bày. Điều này sẽ gây phân tâm và làm bạn không duy trì trò chuyện bằng mắt với cử tọa.

Dùng font chữ lớn và cách dòng gấp đôi sẽ giúp bạn nắm bắt được nội dung ngay khi mới chỉ liếc qua.

· Chỉ truyền đạt một vấn đề hoặc một ý trên một mảnh giấy ghi chú để bài nói được trôi chảy.

· Một điểm quan trọng của bất cứ bài thuyết trình nào là việc kiểm soát thời gian.

· Ngắt nhịp khi trình bày thuyết trình cần lâu hơn trong lúc nói bình thường.

· Thêm trích dẫn cho các từ khóa, câu văn hoặc ví dụ mà bạn sử dụng.

Một đặc điểm quan trọng của bất kỳ bài thuyết trình nào là căn thời gian. Ngắt nghỉ cũng quan trọng như câu chữ. Khi lên kế hoạch thuyết trình bạn hãy cân nhắc xem bài thuyết trình của bạn sẽ được nghe ra sao, khi nào bạn cần dừng lại để cử tọa nắm thông tin từ bảng trình bày, hay khi nào để bạn nhấn mạnh điều mình vừa nói. Ghi chú vào giấy nhắc nhở khi nào bạn cần dừng lại.

Khoảng ngắt nghỉ trong một bài thuyết trình cần diễn ra lâu hơn khi nói thông thường- khoảng từ 2-3 giây. Khi diễn tập bạn nên điều chỉnh thời gian này.

Giờ thì bạn đã nắm được những điều cần thiết khi chuẩn bị giấy nhớ, tuy nhiên diễn đạt chính xác như thế nào là tùy thuộc vào bạn. Quan trọng nhất là bạn thêm vào giấy nhớ các từ khóa, câu văn và ví dụ mà bạn sử dụng. Nên nhớ là những gì viết ra là để bổ sung cho phong cách thuyết trình tự nhiên của bạn.

2. Nắm rõ cử tọa

Việc phân tích đặc điểm của cử tọa có thể dựa vào một mô hình đơn giản sau:

Có 3 câu hỏi bạn cần biết về cử tọa:

Thứ nhất, kiểu tính cách của cử tọa?

Thứ hai, cách nhận biết?

Thứ ba, cách xử lý trong trường hợp bạn phải thuyết trình trước nhiều kiểu cử tọa?

Bốn nhóm cử tọa tiêu biểu:

1) Dễ thuyết phục

2) Có chủ kiến

3) Hoài nghi

4) Đồng tình

 

Nhóm đầu tiên là những người dễ bị định hướng, dễ gần, sôi nổi, tự nhiên và sẵn sàng thay đổi. Họ có cái nhìn bao quát và không để tâm vào chi tiết. Họ thường tập trung ngắn hạn, do đó bạn nên trình bày ngắn gọn và tập trung ở mức độ khái quát, tránh thảo luận chi tiết.

Nhóm có chủ kiến sẽ kém cởi mở hơn. Họ xông xáo, sâu sắc, quyết đoán và ngoan cố. Bản chất tự nhiên của họ có thể bị hiểu nhầm là không thân thiện, nhất là khi họ gặp phải sự chống đối trong mục đích công việc. Khi trình bày cho nhóm người này, bạn nên chú trọng lập luận, bao quát qua từng ý và chuyển sang ý tiếp theo.

Nhóm hoài nghi có khuynh hướng đòi hỏ sự chính xác, thích đặt câu hỏi, tách biệt, nghiêm túc, khoa học, điềm đạm, thường rơi vào các nghề như nghiên cứu khoa học, kỹ sư. Họ chú trọng vào chi tiết. Khi trình bày trước nhóm này, bạn nên cung cấp thật nhiều chi tiết và chuẩn bị nhiều thông tin trong trường hợp họ muốn đặt câu hỏi cho bạn.

Nhóm đồng tình mang những đặc điểm dễ nhận biết. Họ trung thành, kiên định, chắc chắn và đáng tin cậy. Phần đông mọi người thuộc nhóm này, tuy nhiên bạn nên nhớ là nhóm này thường sợ thay đổi. Do đó bạn nên tránh để bị coi là hung hăng và nên ngăn chặn khả năng gây bất đồng.

§  Điều quan trọng là hướng thông điệp của bạn đến đúng đối tượng cử tọa

§ Bạn có thể nắm được thông tin về cử tọa qua nhiều nguồn khác nhau

Với mỗi đối tượng cử tọa bạn cần có cách truyền đạt thông điệp khác nhau. Nếu bạn chuẩn bị để thuyết trình trước nhóm cử tọa hoài nghi nhưng cuối cùng bạn lại trình bày trước nhóm có chủ kiến thì những người này sẽ cảm thấy nhàm chán và vì bản tính thẳng thắn họ sẽ biểu lộ cảm xúc đó ra ngoài. Tất nhiên việc định hướng này cũng có nhiều giới hạn. Thuyết trình cho  nhóm cử tọa quen thuộc thì dễ hơn nhiều.

Bạn sẽ thường phải tập hợp thông tin về cử tọa từ nhiều nguồn , như về chức vị và tuổi tác. Thông tin quan trọng khác có thể lấy từ thư từ hay cuộc trao đổi, chuyện phiếm thông qua đồng nghiệp.

Thu thập thông tin về cử tọa rất quan trọng trong quá trình chuẩn bị bài thuyết trình và bạn phải vận dụng tài xoay xở của mình để làm tốt công đoạn này.

Tuy nhiên không may là thường thì bạn sẽ phải thuyết trình trước đối tượng cử tọa hỗn hợp tính cách. Vậy thì câu hỏi là bạn nên hướng bài thuyết trình vào ai?

Câu trả lời phụ thuộc vào số lượng và thành phần cử tọa. Khả năng xảy ra là vô số, tuy nhiên chúng ta sẽ cân nhắc 3 ví dụ mô tả vấn đề bạn phải cân nhắc:

Nhóm cử tọa lớn: trường hợp bạn phải thuyết trình trước khoảng 30 người mà bạn không quen biết. Nhóm cử tọa đông thường khá đồng nhất và sẽ có một kiểu tính cách nổi trội.

Nhóm cử tọa nhỏ nhưng có cá nhân lãnh đạo: Bạn sẽ thuyết trình trước nhóm cử tọa nhỏ nhưng có nhiều kiểu tính cách. Câu hỏi đầu tiên bạn nên tự đặt ra là nhóm này có cá nhân nắm vai trò gây ảnh hưởng đến những người khác hay không. Nếu có thì bạn nên đi theo hướng thuyết trình nhắm vào cá nhân này.

Nhóm cử tọa nhỏ không có cá nhân lãnh đạo: Trong trường hợp này bạn sẽ thuyết trình trước một nhóm cử tọa nhỏ hỗn hợp tính cách nhưng không có cá nhân gây ảnh hưởng nào cụ thể. Trường hợp này sẽ là thách thức lớn nhất, và nếu bạn không thu thập được thêm thông tin gì về nhóm này thì tốt nhất bạn nên hướng cách thuyết trình như với nhóm có chủ kiến. Cách này sẽ khiến những người thuộc nhóm có chủ kiến vui vẻ, và những người này lại thường có ảnh hưởng đến những người khác. Những người thuộc nhóm dễ bị thuyết phục cũng sẽ hài lòng vì bài thuyết trình của bạn chủ yếu dựa trên thực tế và có sức thuyết phục. Thêm vào đó, để những người thuộc nhóm hoài nghi hài lòng bạn nên chuẩn bị thêm thông tin chi tiết. Những người ủng hộ cũng sẽ bị ảnh hưởng bởi những người khác trong quá trình diễn ra bài thuyết trình, tuy nhiên họ có thể sẽ có những câu hỏi thể hiện vấn đề họ quan tâm.

Ngoài việc nắm được các kiểu tính cách của cử tọa, bạn còn cần hiểu thêm điều gì về họ? Bạn cần nắm được…

1. Bao nhiêu người sẽ tham dự?

2. Lý do họ tham dự?

3. Họ muốn gì từ bài trình bày của bạn?

4. Khả năng họ sẽ phản ứng với bài thuyết trình của bạn ra sao?

5. Trình độ của những người này?

Mỗi câu hỏi này sẽ cho bạn thông tin hữu ích trong việc tinh chỉnh nội dung và giúp bạn có sự chuẩn bị tốt hơn khi thuyết trình. Ví dụ như những cử tọa tự nguyện tham gia sẽ dễ tiếp thu hơn những người bị ép buộc. Thêm vào đó, hiểu được trình độ của họ cũng giúp bạn điều chỉnh cách diễn đạt để truyền đạt tốt hơn.

Quan trọng nhất là bạn càng hiểu cử tọa của mình thì bạn càng dễ diễn đạt cho họ hiểu và do đó thông điệp của bạn sẽ càng rõ ràng hơn. Kỹ năng giao tiếp, như mọi kỹ năng khác, đòi hỏi phải được rèn luyện. Đây là sự khác biệt giữa kỹ năng và kiến thức.

Hiểu rõ lý thuyết về giao tiếp và thuyết trình sẽ không giúp bạn trở thành một người diễn thuyết giỏi nhưng nó sẽ giúp bạn tối đa hóa hiệu quả bài thuyết trình của bạn. Quan trọng là thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai. Do đó, bạn phải cảnh giác trước những dấu hiệu cho thấy khả năng cử tọa của bạn đã hiểu sai thông điệp. Bạn có thể kiểm tra xem thông điệp của bạn đã được truyền đạt chính xác hay chưa.



Tin nổi bật.........................................................................................................
BAN HỢP TÁC VIỆT NAM – LIÊN BANG NGA LÀM VIỆC TẠI TỈNH ( 12/12 )
Thông cáo báo chí về lựa chọn Biểu trưng chính thức của Lễ hội cà phê Buôn Ma Thuột ( 26/11 )
Thông báo thi tuyển chức danh Giám đốc trung tâm Dịch vụ đối ngoại ( 20/11 )
Kế hoạch thi tuyển chức danh Giám đốc Trung tâm Dịch vụ đối ngoại ( 20/11 )
Chương trình Quảng bá địa phương Việt Nam tại Nhật Bản 2018 ( 09/11 )
UBND tỉnh chào xã giao Đại sứ Thụy Sỹ tại Việt Nam ( 08/11 )


Các tin đã đăng.............................................
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (1) ( 04/01 )
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN TỚI CÔNG TÁC LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI ( 22/11 )
NGHI THỨC VÀ THỦ TỤC LỄ TÂN ĐÓN TIẾP ĐOÀN KHÁCH NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM ( 22/11 )
Cách thức phục vụ trong các bữa tiệc ( 22/11 )
Tiệc chiêu đãi ngoại giao ( 22/11 )
Chiêu đãi ngoại giao ( 21/11 )
CÔNG TÁC LỄ TÂN NGOẠI GIAO ( 20/11 )
CHƯƠNG V NHỮNG HIỆP ĐỊNH NGOẠI GIAO ĐÃ KÝ KẾT ( 15/11 )
CHƯƠNG IV SOẠN THẢO VĂN KIỆN NGOẠI GIAO ( 14/11 )
CHƯƠNG III . VĂN KIỆN NGOẠI GIAO ( 13/11 )
TÌM KIẾM
HỘP THƯ GÓP Ý
THÔNG TIN CẦN BIẾT
Lịch làm việc của lãnh đạo
Chính phủ
Bộ ngoại giao
Khiếu nại tố cáo
Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk