SỔ TAY LỄ TÂN
Thứ Ba , 9/1/2018
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (4)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (4)

CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH (Tiếp theo)

4. Lập kế hoạch trình bày tổng thể

Ưu và nhược điểm của 3 phong cách thuyết trình thông dụng nhất và một số hướng dẫn khi lập kế hoạch trình bày:

· Cố gắng ghi nhớ một bài thuyết trình là không thể.

· Những bài thuyết trình được viết ra chi tiết sẽ tạo cảm giác cứng nhắc và không tự nhiên.

· Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên là phương pháp tốt nhất

Trước khi thực hiện một bài thuyết trình chi tiết bạn nên cân nhắc ưu nhược điểm của 3 cách trình bày. Trước tiên bạn có thể ghi nhớ bài thuyết trình, sau đó bạn nên viết đầy đủ rồi thử đọc và cuối cùng tập nói như đang đối thoại với sự trợ giúp của giấy nhớ.

Cố học thuộc cả bài thuyết trình sẽ rất tốn thời gian và công sức, lại không cần thiết trừ khi bạn phải trình bày một chủ đề nhiều lần.  Một vấn đề nữa với phương pháp này là bạn phải tập trung hết mức để ghi nhớ nên sẽ rất cứng nhắc và thiếu tự nhiên.

Đọc từ một bài chuẩn bị chi tiết sẽ gây ra một bài độc thoại dài và nhàm chán. Nó cũng làm mất đi sự giao tiếp bằng mắt và làm mất hiệu quả của bài thuyết trình. Vấn đề này chỉ có thể được giải quyết bằng cách thuê một người chuyên viết diễn văn để viết và một diễn viên để trình bày.

Cách thứ ba là đối thoại tự nhiên với sự trợ giúp của giấy nhớ chuẩn bị trước. Đây thường là cách tốt nhất để thực hiện một bài thuyết trình. Cách này sẽ giúp bạn có một bài nói tự nhiên, trôi chảy và sẽ làm giảm bớt sự căng thẳng và tạo ra không khí gần gũi giữa bạn và cử tọa.

Cách này sẽ được giới thiệu chủ yếu trong phần còn lại của bài này. Tuy nhiên trong trường hợp bạn phải sử dụng một phương pháp khác- có thể là phải ghi nhớ hoặc đọc từ giấy, thì bạn cũng nên áp dụng cách thứ 3, tuy nhiên với mức độ chi tiết cao hơn.

Cách nào tốt hơn khi chuẩn bị bản dự thảo:

a) Mỗi thông tin viết lên một từ giấy

b) Viết tất cả thông tin về một thông điệp lên một tờ giấy

Bằng cách viết mỗi thông tin lên một tờ giấy riêng, bạn có thể di chuyển chúng một cách độc lập khi sử dụng để hỗ trợ thông điệp hoặc thông điệp phụ.  Viết tất cả thông tin về một thông điệp lên một tờ giấy sẽ gây cản trở cho bạn nếu  muốn làm như vậy.

5. Bản dự thảo

Đưa thông tin và dữ kiện vào đúng chỗ trong cấu trúc tổng thể bài thuyết trình của bạn là một bước quan trọng. Cách tốt nhất để đưa thông tin vào vị trí hợp lý là viết chúng lên những bản dự thảo khác nhau có kích cỡ như một tấm postcard. Sau đó bạn hãy thứ thay đổi vị trí cho đến khi bạn tìm được cách sắp xếp hiệu quả nhất.

Trong quá trình này có thể bạn sẽ phải thay đổi cấu trúc ban đầu bài thuyết trình của mình, thay đổi vị trí và mối quan hệ giữa các thông điệp. Hãy nhớ rằng hiệu quả và sự rõ ràng của thông điệp mới là quan trọng nên đừng cố bám theo một cấu trúc một cách cứng nhắc trong khi bạn hoàn toàn có thể cải thiện nó. Bạn có thể nhận ra rằng những thông tin này sẽ củng cố cho thông điệp sau hơn là thông điệp trước mà bạn dự định sử dụng, vậy thì khi đó hãy sắp xếp hoặc sử dụng lại chúng.

Ngừng đưa thêm dữ kiện hay dẫn chứng khi ý bạn muốn chuyển tải đã đủ sáng rõ.

Bạn hãy đánh số theo thứ tự sử dụng các giấy gợi ý. Điều này sẽ giúp bạn có một bài trình bày trôi chảy.

Bạn cũng cần phân chia thời gian trình bày hợp lý để mỗi dữ kiện được trình bày hiệu quả. Xác định thời gian để bạn không bị quá giờ và tránh cho bài thuyết trình quá dài. Điều này sẽ chỉ đạt được khi bạn luyện tập trước bài trình bày.

6. Luyện tập

Tập trình bày hoàn chỉnh cả bài thuyết trình ít nhất 1 lần (Nhịp điệu, ngắt nghỉ, âm lượng và sự rõ ràng, tránh ngập ngừng, nhắc đi nhắc lại.)

Nếu bạn có thay đổi đáng kể nào trong nội dung bài thuyết trình thì những phần đó cũng cần được luyện tập.

Nếu bạn thiếu thời gian thì hãy luyện tập trong đầu.

Cần tập trình bày hoàn chỉnh ít nhất một lần, sử dụng giấy nhớ mà bạn đã chuẩn bị. Điều này sẽ cho bạn nhận ra những điểm thiếu sót hoặc các vấn đề như trình bày sai trình tự hoặc không trôi chảy. Nếu bạn có thay đổi đáng kể nào trong nội dung bài thuyết trình thì  bạn nên luyện tập lại ít nhất là nội dung thay đổi đó.

Có người lắng nghe bạn luyện tập luôn luôn tốt hơn nói một mình trong một căn phòng trống, song điều đó không phải là tối cần thiết. Nhiều  người nhận thấy hiệu quả khi họ luyện tập trước gương, cách này giúp bạn nhận ra điểm tích cực và tiêu cực của ngôn ngữ cơ thể của bạn.  Nếu có thể hãy ghi lại bài luyện tập và xem lại hay trình chiếu cho người khác xem để nhận được ý kiến đóng góp.

Kể cả khi bạn không có đủ thời gian để luyện tập thì cũng nên luyện tập trước trong đầu, hình dung ra từng phần và toàn bộ bài nói. Tưởng tượng bạn đang đứng trước cử tọa và nói khi nào có thế ở bất cứ đâu – lúc nghỉ giải lao, khi chờ xe hay thậm chí là lúc tắm.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

· Làm việc theo nhóm, chọn một chủ đề và tuýp cử tọa mà bạn sẽ trình bày, sau đó đặt tên cho bài trình bày.

· Trên lý thuyết, chuẩn bị phần âm thanh, hình ảnh hoặc các thiết bị hỗ trợ trực quan mà bạn nghĩ là phù hợp với bài trình bày và giải thích lý do bạn chọn chúng. Chúng có tác dụng như thế nào với cử tọa và thông điệp bạn muốn truyền tải là gì?

· Mỗi cá nhân chuẩn bị một đoạn văn ngắn khoảng 10 dòng để đọc trước lớp, sau đó tự đưa ra phân tích của mình. Lớp học cho ý kiến đóng góp.

BTVN: Tiến hành nghiên cứu chủ đề đã chọn và đối chiếu lại thông tin, tài liệu để thực hành.

(Trích tài liệu tập huấn của FOSET - BNG)

(Xem tiếp phần 5)



Tin nổi bật.........................................................................................................
BAN HỢP TÁC VIỆT NAM – LIÊN BANG NGA LÀM VIỆC TẠI TỈNH ( 12/12 )
Thông cáo báo chí về lựa chọn Biểu trưng chính thức của Lễ hội cà phê Buôn Ma Thuột ( 26/11 )
Thông báo thi tuyển chức danh Giám đốc trung tâm Dịch vụ đối ngoại ( 20/11 )
Kế hoạch thi tuyển chức danh Giám đốc Trung tâm Dịch vụ đối ngoại ( 20/11 )
Chương trình Quảng bá địa phương Việt Nam tại Nhật Bản 2018 ( 09/11 )
UBND tỉnh chào xã giao Đại sứ Thụy Sỹ tại Việt Nam ( 08/11 )


Các tin đã đăng.............................................
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (3)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) ( 08/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (2)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH ( 05/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (1) ( 04/01 )
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN TỚI CÔNG TÁC LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI ( 22/11 )
NGHI THỨC VÀ THỦ TỤC LỄ TÂN ĐÓN TIẾP ĐOÀN KHÁCH NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM ( 22/11 )
Cách thức phục vụ trong các bữa tiệc ( 22/11 )
Tiệc chiêu đãi ngoại giao ( 22/11 )
Chiêu đãi ngoại giao ( 21/11 )
CÔNG TÁC LỄ TÂN NGOẠI GIAO ( 20/11 )
CHƯƠNG V NHỮNG HIỆP ĐỊNH NGOẠI GIAO ĐÃ KÝ KẾT ( 15/11 )
TÌM KIẾM
HỘP THƯ GÓP Ý
THÔNG TIN CẦN BIẾT
Lịch làm việc của lãnh đạo
Chính phủ
Bộ ngoại giao
Khiếu nại tố cáo
Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk