SỔ TAY LỄ TÂN
Thứ Tư , 10/1/2018
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (5)- CHUẨN BỊ VỀ NỘI DUNG (tiếp theo)

III. CHUẨN BỊ VỀ NỘI DUNG

§ Thu thập tài liệu

§ Bắt đầu tiến hành

§ Tập trung vào thông điệp cần truyền tải

§ Sử dụng câu văn hợp lý

§ Liên kết các ý

§ Sử dụng trình chiếu PowerPoint hoặc hình ảnh trực quan

§ Kết luận

1. Nghiên cứu tài liệu

Khi bạn tiến hành nghiên cứu, hãy cố gắng phát triển từ 3-5 ý chính và sắp xếp thông tin bạn có được xung quanh các ý đó.

Nghiên cứu kỹ lưỡng là điều căn bản để có một bài thuyết trình thành công. Sách, phương tiện truyền thông và ứng dụng khoa học công nghệ mới có thể trợ giúp hữu hiệu cho việc nghiên cứu. Ngoài ra, bạn cũng cần kiểm tra độ chính xác và nguồn gốc của các thông tin từ mạng Internet.

· Thời gian bạn cần có để chuẩn bị cho bài thuyết trình chịu tác động của rất nhiều yếu tố.

· Một phương pháp hữu hiệu là hình dung trong đầu tất cả những gì bạn phải đề cập đến và ghi lại vào giấy.

· Những bài thuyết trình thành công luôn dựa trên nghiên cứu kỹ lưỡng.

Thời gian chuẩn bị cho một bài thuyết trình sẽ tùy thuộc vào mức độ quan trọng, số lượng và thành phần cử tọa cũng như thời gian cho phép của bạn. Phần này đưa ra các cách nghiên cứu bạn có thể áp dụng.

Với mục tiêu đề ra rõ ràng, bạn nên thu thập bất cứ tài liệu nào có thể hữu ích. Một cách tốt là hình dung trong đầu tất cả những gì bạn phải đề cập đến. Bạn có thể lên danh sách – hoặc sắp xếp một cách ngẫu nhiên.

Khi bạn đã có một danh sách bao quát hết những vấn đề mà bạn sẽ đề cập tới thì nhiệm vụ tiếp theo của bạn là phải đảm bảo rằng bạn có thông tin đầy đủ và cập nhật. Bài thuyết trình thành công dựa vào nghiên cứu kỹ lưỡng – điều này đòi hỏi cả tư duy, sự lao động chăm chỉ và rất tốn thời gian.

§ Xem lại những sách liên quan và thư mục cho phần tham khảo.

§ Nhận biết khi đã có đủ thông tin về lĩnh vực liên quan.

§ Nguồn thông tin: - Báo cáo quản lí, Tạp chí chuyên đề, TV, radio, video và các phương  tiện truyền thông khác, Hợp đồng kinh doanh, Internet

Điểm khởi đầu hợp lý của quá trình nghiên cứu là xem lại các sách đầu ngành về chủ đề bạn thuyết trình, và sau đó xem toàn bộ thư mục. Điều này sẽ gợi ý cho bạn một khối lượng tài liệu phong phú.

Bạn có thể thực hiện nhiều lần quá trình này nhưng hãy nhớ rằng trừ khi bạn là người nghiên cứu có kinh nghiệm, nếu không bạn sẽ bị ngập lụt trong lượng thông tin đồ sộ. Do đó khi nghiên cứu, bạn nên nắm rõ khi nào bạn có đủ thông tin cần có.

Một nguồn tra cứu hữu ích là báo, tạp chí. Các hãng thông tấn có thể cung cấp cho bạn các gói thông tin về bất cứ chủ đề nào. Dịch vụ này sẽ khá tốn kém song sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn để khám phá những nguồn khác, như báo cáo quản lý, tạp chí chuyên đề, thông tin từ bạn bè và đối tác, bài báo trên TV, radio, video hoặc CDRom hoặc Internet.

·           Phát triển 3- 5 ý chính.

·           Biểu đồ và minh họa có tác dụng làm bật ý chính.

           Trước khi bắt đầu tìm tài liệu hãy xem xét lại lại mục đích đặt ra và nếu bạn có kiến thức tốt về lĩnh vực thuyết trình, hãy thử phát triển 3-5 ý chính. Nếu bạn gặp phải chủ đề mình không quen thuộc thì cũng hãy thử vài ý chính trong quá trình nghiên cứu tài liệu.

Đảm bảo rằng bạn phân bổ thời gian hợp lý cho quá trình nghiên cứu và ngay từ khi bắt đầu hãy cân nhắc ưu nhược điểm của mỗi nguồn thông tin về chủ đề cần nói. Đừng quên là bạn không chỉ tìm bài viết mà bạn còn cần cả bảng biểu và hình minh họa trong bài thuyết trình của mình.

Đặt vấn đề bản quyền sang một bên, nguồn thông tin nào bạn cần thận trọng nhất khi sử dụng?

a. Tạp chí nghiên cứu

b. Internet

c. Báo của nhà nước

 

Câu trả lời là b, mặc dù có ưu điểm dễ sử dụng và tiện lợi, thông tin trên Internet cần được xem xét kỹ lưỡng khi đem sử dụng. Bất cứ ai cũng có thể phát tán thông tin trên Internet, do đó không có gì đảm bảo là thông tin đó sẽ chính xác, cập nhật, hoặc thậm chí là trung thực.

Nếu bạn sử dụng những trang web được đánh giá cao thì những nguy cơ này sẽ ít hơn. Khi sử dụng nguồn thông tin đã được xuất bản một cách chính thức thì bạn được bảo đảm rằng thông tin đó đã được kiểm chứng.

· Do khối lượng thông tin quá lớn, Internet có thể là một nguồn không hiệu quả.

· Sử dụng một công cụ tìm kiếm thích hợp và từ khóa tốt.

Một khối lượng thông tin lớn khác còn có thể tìm thấy nhờ kỹ thuật tiên tiến- bao gồm thiết bị hỗ trợ tham khảo điện tử, CDRom và internet. Tuy nhiên tìm kiếm trên internet có nguy cơ kém hiệu quả hơn so với các nguồn khác. Bên cạnh đó, thông tin còn có khả năng lạc hậu vì thường ít khi bị xóa đi sau khi đã được đăng lên.

Để tìm kiếm thông tin trên Internet một cách hiệu quả, bạn nên sử dụng một công cụ tìm kiếm thích hợp và từ khóa tốt. Từ khóa càng chính xác thì bạn càng tìm được thông tin đúng trong thời gian ngắn. Bạn cũng sẽ tiết kiệm được thời gian khi sử dụng các trang web quen thuộc.

Lưu ý: Một trang web có thể là quen thuộc và uy tín tuy nhiên một đường link dẫn sang một trang khác chưa chắc đã đủ tin cậy. Bạn nên đánh giá 2 trang một cách độc lập.

Khi thu thập được một thông tin hữu ích, bạn hãy copy và lưu vào một thư mục riêng trong máy tính. Đặt tên thích hợp cho mỗi file bạn lưu để tiết kiệm thời gian đọc và biên tập lại. Cố gắng không lưu nhiều bản copy cùng một nội dung từ nhiều nguồn.

Khi đã có thông tin bạn muốn bạn cần chuyển ngay sang chủ đề tiếp theo. Bạn luôn luôn có thể quay lại nếu cần thiết. Cuối cùng, nên biết rằng thông tin miễn phí thường không được đảm bảo- nếu bạn kết hợp thông tin có được từ nhiều trang mạng không uy tín mà không kiểm tra lại thì chính bạn cũng đang tái tạo ra những thông tin không chính xác.

Nghiên cứu kỹ lưỡng là bước cơ bản của tất cả các bài thuyết trình thành công. Sách, tài liệu từ các hãng thông tấn hoặc các phương tiện truyền thông, áp dụng khoa học công nghệ mới đều là những nguồn hỗ trợ tìm kiếm thông tin hữu ích.

2. Bắt đầu

Bắt đầu bằng cách cho cử tọa biết cấu trúc tổng thể bài thuyết trình và cách  thức tương tác mà bạn muốn. Tập trung vào việc chuyển tải thông điệp và tránh đưa ra ý kiến chủ quan của bạn khi thuyết trình.

· Cố gắng trấn tĩnh trước khi bắt đầu

· Tập trung vào thông điệp

· Đừng tự đánh giá sự trình bày của bạn khi đang thuyết trình

Khi bạn thực sự bắt đầu thuyết trình, nếu bạn cảm thấy mình vẫn còn có chút hồi hộp lo lắng thì bạn nên tự trấn tĩnh bằng cách không nói ngay lập tức. Hãy hít một hơi thật sâu, giữ giao tiếp bằng mắt với 2, 3 cử tọa trong 3-4 giây và khi bạn sẵn sàng, bắt đầu nói và tiếp tục giao tiếp bằng mắt với 1 người trước khi chuyển sang người khác.

Bây giờ là lúc bạn cần tập trung tuyệt đối vào thông điệp. Điều này không có nghĩa là ngôn ngữ cơ thể, giao tiếp bằng mắt hay tương tác với cử tọa không còn quan trọng nữa. Những kỹ năng này vẫn rất cần thiết và sẽ được bàn đến trong phần sau.

Bất cứ diễn giả nào tự hỏi mình “Tôi đang làm tốt không?” khi trình bày đều có khả năng vấp váp. Não bạn chỉ có thể làm tốt 1 công việc 1 lúc nên bạn không thể vừa trình bày vừa tự đánh giá mình. Nhiệm vụ quan trọng nhất lúc này vẫn là truyền đạt thông điệp.

Một mở đầu tốt sẽ mang lại sự tín nhiệm cho bạn và cho cử tọa sự mong đợi về những điều bạn sắp nói. Nếu bạn đang được giới thiệu, hãy làm rõ với người giới thiệu bạn về những chi tiết cá nhân, như kinh nghiệm, bằng cấp mà bạn có.

Cố gắng nói một cách tự tin từ lúc bắt đầu và không nhìn vào giấy hơn 1 hoặc 2 lần. Một mở đầu tự tin sẽ giúp bạn được tín nhiệm hơn. Để có một phong cách trình bày thân thiện và thoải mái,hãy nói chuyện với cử tọa của bạn như khi bạn đang tán gẫu và đừng để tâm đến số lượng người nghe.

Tập nhìn bao quát tất cả cử tọa để họ cảm nhận được họ đang được chú ý đến và giữ giao tiếp bằng mắt với một số người trong số đó. Bạn có thể thực hiện theo trình tự: nhìn từ cuối góc phải đến trung tâm đến phía trên bên trái, rồi lại cuối góc trái và cứ tiếp tục như vậy. Cách này giúp bạn không bỏ qua bất cứ nhóm cử tọa nào.

Cuối cùng, bạn nên giữ cho phần mở đầu dứt khoát và ấn tượng- đưa cho cử tọa một vấn đề để họ suy nghĩ ngay từ khi bắt đầu. Cách này sẽ giúp bạn có được sự chú ý.

Câu hỏi: Khi mở đầu, bạn có nên sử dụng một câu có thể tóm gọn sự chú ý và thích thú của người nghe, chẳng hạn như: “Tôi muốn nói với các bạn rằng bộ phận bán hàng của chúng ta có thể nhận thêm 30% lượng đặt hàng nữa”?

* Có                * Không

Những câu mở đầu kích thích như vậy sẽ tạo hiệu ứng rất tốt đối với cử tọa và giữ được sự chờ đợi của họ vào điều bạn sắp nói.

Thử so sánh việc nói một câu kiểu như vâỵ với việc diễn đạt : “Tôi sẽ trình bày lợi thế cạnh tranh có được từ việc trang bị máy tính cho bộ phận bán hàng.” Tuy nhiên bạn nên tránh sử dụng những câu văn sáo rỗng.

Thông thường mở đầu bạn sẽ cho cử tọa biết thời gian trình bày của  mình để họ có thể điều chỉnh sự tập trung. Đây cũng là lúc bạn cho cử tọa biết cấu trúc tổng thể của bài thuyết trình của bạn, bạn đề cập đến cách thức tương tác mà bạn muốn.

Tránh việc nói thẳng về thời gian trình bày, ví dụ thay vì nói “ bài thuyết trình sẽ kéo dài 2 tiếng” thì hãy nói “trong vòng 2 tiếng tới, chúng ta sẽ nói về vấn đề….” Nếu bài thuyết trình sẽ kéo dài thì bạn nên bắt đầu từ mục đích trình bày, hãy thử nói “ Khi các bạn rời khỏi đây…” hoặc “sau bài thuyết trình này, mỗi người trong số các bạn sẽ có khả năng…”

Nói một cách lịch sự với cử tọa rằng bạn có thể tiếp nhận câu hỏi bất cứ lúc nào hoặc muốn để phần hỏi đáp cuối giờ để tránh bị gián đoạn.

(Trich tài liệu tập huấn của FOSET- BNG) - xem tiếp phần 6



Tin nổi bật.........................................................................................................
THÔNG BÁO VỀ VIỆC TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT TTHC MỨC ĐỘ 3, 4 TẠI SỞ NGOẠI VỤ ( 15/10 )
Đoàn Đại sứ Ấn Độ thăm và làm việc tại tỉnh ( 09/10 )
HỘI THI TÌM HIỂU VĂN HÓA VIỆT NAM - NHẬT BẢN NĂM 2018 ( 09/10 )
Công tác thông tin đối ngoại của Đắk Lắk trong thời kỳ mới - Những nhiệm vụ và giải pháp ( 09/10 )
Chuẩn bị kế hoạch hợp tác năm 2019 với tỉnh Jeollabuk (Hàn Quốc) ( 09/10 )
Ký kết bản ghi nhớ hợp tác về lĩnh vực Nông nghiệp tỉnh Attapeu (Lào) và tỉnh Đắk Lắk (Việt Nam) ( 09/10 )


Các tin đã đăng.............................................
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (4)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) ( 09/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (3)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) ( 08/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (2)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH ( 05/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (1) ( 04/01 )
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN TỚI CÔNG TÁC LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI ( 22/11 )
NGHI THỨC VÀ THỦ TỤC LỄ TÂN ĐÓN TIẾP ĐOÀN KHÁCH NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM ( 22/11 )
Cách thức phục vụ trong các bữa tiệc ( 22/11 )
Tiệc chiêu đãi ngoại giao ( 22/11 )
Chiêu đãi ngoại giao ( 21/11 )
CÔNG TÁC LỄ TÂN NGOẠI GIAO ( 20/11 )
TÌM KIẾM
HỘP THƯ GÓP Ý
THÔNG TIN CẦN BIẾT
Lịch làm việc của lãnh đạo
Chính phủ
Bộ ngoại giao
Khiếu nại tố cáo
Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk