SỔ TAY LỄ TÂN
Thứ Hai , 15/1/2018
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (7)- CHUẨN BỊ VỀ NỘI DUNG (tiếp theo)

5. Sử dụng trình chiếu PowerPoint và hình ảnh hỗ trợ trong truyết trình

Sử dụng trình chiếu là cách tốt nhất để cử tọa của bạn nắm được những ý chính của bài thuyết trình. Trình chiếu rõ ràng, súc tích và có thể hỗ trợ tốt cho lời nói. Tuy nhiên, đôi khi chúng có thể làm phân tán sự tập trung. Do đó, bạn nên cung cấp vừa đủ thông tin lên trình chiếu hơn là chiếu lên quá nhiều nội dung.

§ Sử dụng font chữ to rõ – cỡ chữ đậm, ít nhất 32

§ Dùng màu sắc tương phản cho phần chữ và phần nền, tuy nhiên tránh dùng quá nhiều màu. Nên thống nhất cỡ chữ và màu chữ suốt bài thuyết trình.

§ Dùng các từ khóa và cụm từ ngắn gọn để trình chiếu. Không ghi cả câu. Thường chỉ nên có 3-4 ý một slide. Dùng Bảng và Số liệu.

§ Hãy làm thật đơn giản- quá nhiều hình ảnh, màu sắc hãy chữ viết sẽ làm cử tọa phân tâm.

§ Chăm chút nội dung- Hãy trình bày slide như một bản phác thảo các ý bạn nói.

§ Sử dụng từ ngữ khi nói giống với slide sẽ giúp cử tọa dễ dàng theo dõi. Đừng để cử tọa phải lựa chọn giữa việc  nghe bạn nói hay đọc từ slide. Mỗi slide bạn nên nói trong 1 phút.

§ Luyện tập để nói đúng thời gian.

6. Chuẩn bị thiết bị hỗ trợ hình ảnh- âm thanh

Sử dụng thiết bị hỗ trợ hình ảnh- âm thanh sẽ tăng hiệu ứng và làm sáng tỏ nội dung bạn trình bày. Tuy nhiên chỉ sử dụng khi phù hợp và không dùng để thay thế lời trình bày của bạn.

· Hỗ trợ hình ảnh và âm thanh chỉ quyết định 15% thành công của bài thuyết trình.

· Một bài thuyết trình là sự trình bày của diễn giả với sự hỗ trợ của thiết bị hình ảnh chứ không phải điều  ngược lại.

· Tạo ra thông điệp trước sau đó mới quyết định đưa thêm hình ảnh âm thanh hỗ trợ.

Ở phần trước của bài học chúng ta đã biết rằng hình ảnh hỗ trợ trực quan chỉ tạo ra 15% ấn tượng tốt đẹp cho một bài thuyết trình. Con số này tương đối nhỏ bởi bạn nên biết là phần lớn thời gian cử tọa sẽ nhìn vào bạn chứ không phải điều gì khác.

Thiết bị hỗ trợ trực quan có thể có nhiều dạng và dù bạn quyết định sử dụng kiểu nào thì cũng nên cân nhắc kỹ tác dụng của chúng. Chúng có mục đích hỗ trợ chứ không thể thay thế cho nội dung trình bày của diễn giả. Một bài thuyết trình là sự trình bày của diễn giả với sự hỗ trợ của thiết bị hình ảnh chứ không phải điều  ngược lại.

Xác định thông điệp trước, sau đó rà soát lại phần trình bày trong giấy nhớ để quyết định thời điểm sử dụng các các thiết bị hỗ trợ hình ảnh và âm thanh như mô hình, biểu đồ, đồ thị, tranh ảnh, v.v.

Các thiết bị hỗ trợ hình ảnh, âm thanh có tác dụng:

1. Củng cố dẫn chứng.

2. Làm cho vấn đề dễ hiểu hơn.

3. Giải thích mối quan hệ giữa các ý chính trong bài.

4. Giới thiệu với cử tọa một lĩnh vực mới.

Hướng dẫn:

· Nên sử dụng đồ thị để làm nổi bật sự so sánh. Khi sử dụng đồ thị cần lưu ý:

o         Chú thích rõ ràng

o         Đảm bảo các trục đều có nghĩa

· Sử dụng hình ảnh hỗ trợ càng dễ hiểu càng tốt

· Không sử dụng video clip khi không cần thiết để tránh làm cử tọa phân tâm

· Chọn màu sắc cho các thiết bị trình chiếu phù hợp với điều kiện ánh sáng nơi trình bày.

· Không sử dụng quá nhiều hình ảnh hỗ trợ.

Một số lưu ý:

· Sử dụng nhiều thiết bị hỗ trợ về hình ảnh, âm thanh có thể khiến cho bài trình bày trở nên ấn tượng song sẽ khiến cho cử tọa gặp khó khăn trong việc nắm bắt thông điệp. Ngoài ra, đây là công việc đòi hỏi tương đối nhiều thời gian và công sức; vì vậy, trước quá trình chuẩn bị, bạn nên cân nhắc trước một số yếu tố như số lượng cử tọa, số lần trình bày, kinh nghiệm trong việc chuẩn bị các loại hình hỗ trợ này hay hỗ trợ khác nếu có.

· Để xác định các thiết bị hỗ trợ về hình ảnh, âm thanh phù hợp nhất cho bài trình bày, có thể làm theo các gợi ý sau:

o Nghiên cứu lại dàn ý trình bày.

o Lập danh sách các thiết bị hỗ trợ hình ảnh, âm thanh có thể giúp ích cho bài trình bày.

o Cân nhắc khả năng có thể chuẩn bị được.

o Điều chỉnh thông tin phù hợp với khả năng chuẩn bị.

o Thử vài cách trình bày để tìm phương án tối ưu nhất.

· Khi cần trình bày các thông tin phức tạp, bạn nên cân nhắc một cách kỹ lưỡng loại thiết bị hỗ trợ mà mình sẽ sử dụng. Chẳng hạn, khi người trình bày muốn thuyết phục mở thêm chi nhánh ở vùng Đông Nam nước Mỹ, việc sử dụng bản đồ với  các chấm đỏ thể hiện các cửa hàng đã có như trên sẽ thuyết phục hơn đồ thị hoặc bảng.

· Mặc dù các thiết bị âm thanh, hình ảnh hỗ trợ chỉ chiếm phần nhỏ trong thành công bài thuyết trình, chúng cũng đóng góp đáng kể trong việc truyền tải thông điệp của bạn.

7. Phần kết thúc

· Dành phần hỏi- trả lời ở cuối bài trình bày nhằm tập trung vào nội dung cũng như kết thúc được các câu hỏi khó theo đúng kế hoạch.

· Tắt tất cả các thiết bị hỗ trợ âm thanh, hình ảnh khi kết luận nhằm lôi kéo sự tập trung tuyệt đối của cử tọa từ đó có thể kết thúc bài thuyết trình một cách tự tin nhất. 

· Thông báo rằng bạn sắp kết thúc bài trình bày để tập trung sự chú ý của cử tọa . Ví dụ bạn có thể nói: “Giờ tôi sẽ tóm tắt lại ngắn gọn trước khi trả lời câu hỏi của các vị”.

· Kết luận hoặc tóm tắt một cách mạnh mẽ và rõ ràng, không dài dòng. Nên dành 10% thời lượng cho kết thúc. Ấn tượng cuối cùng bạn gây được với cử tọa và những lời cuối cùng bạn nói sẽ được ghi nhớ nhất. 

· Nhắc lại những ý chính, kết hợp ngắt nghỉ, ngữ điệu, kỹ thuật dùng từ hợp lý để kết thúc một cách ấn tượng. Có thể sử dụng vần vè để kết thúc.

· Một số lưu ý đối với phần hỏi đáp:

o Phần hỏi đáp nên được đặt cuối buổi nhằm thu hút sự chú ý vào nội dung trình bày.

o Diễn giả nên tìm hiểu trước về cử tọa để lường trước các câu hỏi khó.

o Diễn giả nên khống chế thời gian cho mỗi phần hỏi đáp bằng cách cho cử tọa biết để tránh thảo luận lan man. Đối với trường hợp các câu hỏi khó, có thể sử dụng một số câu trả lời phổ biến.

ð  Một phần hỏi đáp tệ có thể làm hỏng một bài thuyết trình tốt. Ngược lại, một bài trình bày trung bình có thể được cải thiện đáng kể bằng một màn hỏi đáp tự tin. Chìa khóa để trả lời tự tin là chuẩn bị kỹ càng. Khi bạn hoàn thành bản nháp, hãy ghi ra những câu hỏi mà cử tọa có thể đặt ra cho bạn và chuẩn bị trước câu trả lời. Câu hỏi có thể tập trung vào các phần bạn chưa đề cập nhiều trong phần trình bày.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

· Sử dụng nội dung nghiên cứu cho phần thân bài, mở đầu và kết luận từ buổi trước.

· Xác định 3-5 ý chính.

· Viết dàn ý chi tiết.

· Chuẩn bị các mảnh giấy nhớ tương ứng với dàn ý chi tiết.

· Sử dụng dàn ý chi tiết hoặc giấy nhớ để trình bày ngắn gọn thử trong 3 phút.

· Tự đánh giá và nhận ý kiến đánh giá từ lớp.

IV. ĐỐI PHÓ VỚI THỬ THÁCH

§ Đối phó với các câu hỏi khó

§ Đối phó với những cử tọa “đối nghịch”

§ Trường hợp vượt ngoài tầm kiểm soát

1. Luôn giữ quyền kiểm soát

· Đối phó hiệu quả với các cử tọa “đối nghịch”, kết thúc với ấn tượng tốt.

· Xử lý phần hỏi đáp bằng thái độ tích cực

2. Xử lý các câu hỏi

Bạn có thể gặp phải những cử tọa không hưởng ứng, những người không tham gia vào bài trình bày, ngay cả trong phần hỏi đáp. Bạn thường kết luận rằng họ không hứng thú với điều bạn đang nói.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nguyên nhân đơn thuần là nhóm cử tọa đó thuộc nhóm người có tính cách tương đối thụ động. Trong trường hợp này, nên đặt ra câu hỏi ban đầu để lôi kéo họ.

Hãy trả lời các câu hỏi một cách tự tin và rõ ràng. Đừng vội vã đưa ra câu trả lời, luôn luôn suy nghĩ trước khi bạn nói, nếu cần hãy xem lại ghi chép của bạn để có câu trả lời tốt nhất.

Nếu bạn không rõ về câu hỏi hãy yêu cầu người hỏi nhắc lại để tránh trả lời sai. Khi trả lời tập trung vào toàn bộ cử tọa chứ không chỉ mình người hỏi; đồng thời, để tránh rơi vào tranh luận luẩn quẩn đối với những cử tọa chưa hoàn toàn hải lòng với câu trả lời của bạn, có thể đề nghị trao đổi riêng sau khi buổi thuyết trình kết thúc.

Bạn có thể gặp phải những câu hỏi khó trả lời. Chúng có thể được đưa ra bởi những người không đồng tình với thông điệp của bạn hoặc muốn thể hiện một vấn đề nào đó. Trong trường hợp này, có thể sử dụng một số mẫu câu như sau:

· "Hiện tôi không có câu trả lời, nhưng tôi sẽ tìm hiểu thêm về vấn đề này sau buổi thuyết trình. Xin vui lòng cho tôi địa chỉ, tôi sẽ liên lạc với ông sau".

· "Tôi cần suy nghĩ một chút. Chúng ta có thể trở lại câu hỏi này vào lúc cuối buổi. Xin mời câu hỏi tiếp theo"

· "Thực sự đây không phải vấn đề có thể phân định đúng sai một cách rõ ràng. Song cá nhân tôi cho rằng...".

3. Đối phó với những cử tọa “đối nghịch”

Khi gặp trường hợp này, có thể sử dụng một trong những cách đối phó như sau:

· Kéo dài  thời gian trả lời;

· Hỏi ngược lại người đặt câu hỏi.

· Trả lời một cách khéo léo hoặc thẳng thắn thừa nhận rằng bạn không có câu trả lời cho câu hỏi đó.

· Từ chối khéo việc trả lời bằng các mẫu câu như “ Tôi rất vui khi bạn đặt ra câu hỏi đó, tuy nhiên do vấn đề này khá phức tạp, tôi sẽ bàn bạc riêng với bạn sau khi kết thúc buổi hôm nay.”  hoặc “ Đây là câu hỏi rất được chờ đợi, tuy nhiên tôi phải để dành câu trả lời sau buổi hôm nay”

· Đề cao người đặt câu hỏi “Trong số 30 người có mặt ngài là người duy nhất đật ra câu hỏi xác đáng này” và sau đó chuyển sang người hỏi “ Tên bạn là…?”… “OK, anh A chúng ta sẽ thảo luận vấn đề này sau khi kết thúc để có câu trả lời toàn diện hơn cho vấn đề này.

· Thẳng thắn thừa nhận mình không có câu trả lời, và sử dụng sự khôi hài để lấp chỗ trống, chẳng hạn như “Anh hẳn phải là một học sinh xuất sắc ở trường”.

· Bắt đầu buổi thuyết trình bằng việc xác định rõ bạn sẽ chỉ trả lời những câu hỏi được nhiều người thắc mắc và quan tâm. Điều này sẽ khiến cho bạn có cớ từ chối trả lời các câu hỏi khó sau này.

· Làm cho cử tọa đứng về phía bạn bằng cách làm cho họ hứng thú nghe những gì bạn nói để nắm quyền kiếm soát. Để đạt được điều này, bạn cần chuẩn bị thật kỹ càng cho bài trình bày.

4. Trường hợp vượt khỏi tầm kiểm soát

Cử tọa bao gồm nhiều cá nhân và họ không có cùng sự hứng thú, tập trung hay chán nản. Mọi người cũng khác nhau trong cách biểu đạt sự bất đồng, sự chán nản, thất vọng, do đó bạn cần có khả năng đọc được suy nghĩ của cử tọa từ những cử chỉ của họ. Cử tọa thường không nghĩ là họ đang bị quan sát nên phản ứng của họ sẽ rất tự nhiên; vì vậy, việc đọc ra suy nghĩ của họ sẽ không quá khó.

Cử tọa có thể có biểu hiện cho thấy sự không đồng tình hay đối lập bằng nhiều cách như thảo luận với người ngồi bên cạnh, nhìn lên trần nhà, ra ngoài cửa sổ hoặc cau mày khi nhìn diễn giả.

Tư thế tiêu cực – dửng dưng hoặc thái độ thù địch, tay khoanh lại, hai chân bắt chéo , người ngả về sau cho thấy sự đối đầu với diễn giả. Tuy nhiên bạn nên tránh đưa ra đánh giá khi mới chỉ nhìn thấy một cử chỉ riêng lẻ. Ví dụ như bắt chéo tay hoặc chân không có nghĩa chắc chắn là cử tọa đang chống đối.

Thái độ trung lập và cởi mở thường đi kèm với nét mặt tương đối thân thiện và trung dung, thêm vào đó là tư thế hơi nhướn người về phía trước. Những người này chưa hoàn toàn nghiêng hẳn về phía đồng tình hay phản đối thông điệp bạn đưa ra, bạn có thể quan sát xem họ có gật hay lắc đầu mỗi  khi bạn trình bày một ý kiến. Những người trung lập có thể coi là có lợi cho bạn, chỉ cần bạn có gắng để khiến họ nghiêng về phía bạn.

Những người thích thú điều bạn nói có thể mỉm cười hoặc gật đầu hoặc nhíu mày suy nghĩ, hơi ngả người về phía trước. Các ngón tay đan vào nhau cũng thể hiện họ đang suy nghĩ về điều bạn nói, họ cũng có thể đưa tay chống cằm. Tư thế chân của họ cũng sẽ chỉ ra rằng họ là những người để tâm theo dõi.

Nếu cử tọa của bạn cảm thấy chán nản, họ sẽ thể hiện thói quen của mình như nghịch kính, đồng hồ, bút, hoa tai, huýt sáo, dùng bút vẽ nguệch ngoạc, liên tục xem giờ hoặc bật bút. Tuy nhiên, ngậm bút lại có ý nghĩa là người đó đang suy nghĩ.

Đánh giá cử tọa sẽ giúp bạn truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả nhất. Từ khóa để xử lí những trường hợp phá rối là lịch sự nhưng kiên quyết đúng mức. Không để những cử tọa phá rối làm gián đoạn bài trình bày của bạn. Không gạt các quan điểm tranh cãi sang một bên nếu bạn không muốn bị đánh giá là ngạo mạn.

Trên thực tế, nhận biết thái độ tích cực hay tiêu cực của cử tọa thực ra cũng không làm thay đổi căn bản bài thuyết trình của bạn.

Điểm căn bản của việc đọc thái độ của cử tọa chỉ giúp bạn xác định được ai đang đồng tình quan điểm của bạn và ai phản đối, ai chưa có ý kiến. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào thông điệp để có hiệu quả cao nhất, có được sự ủng hộ của những người chưa đưa ra ý kiến, duy trì ủng hộ tự những người đồng tình và thuyết phục người phản đối.

Một hoặc một vài cử tọa có thể gây rối cho bạn, chủ yếu khi họ không đồng tình quan điểm của bạn. Học cách nhận biết  những người này để bạn sẵn sàng đối phó với họ. Thủ thuật để đối phó với những người này là lịch sự nhưng kiên định, không được phép mất bình tĩnh để chủ động trong thuyết trình.

Một điều quan trọng là bạn không được để những cử tọa “phá rối” làm hỏng bài thuyết trình của bạn. Bạn đang đi theo kế hoạch tỉ mỉ nên tránh tranh cãi với họ. Làm nổi bật những quan điểm chung, nếu bạn không thể yêu cầu họ hợp tác thì hãy chủ động đề nghị thảo luận vào phần hỏi đáp cuối bài thuyết trình.

Nếu ai đó phản đối kịch liệt điều bạn vừa nói, cần tránh tranh cãi với họ. Thay vào đó, hãy đưa ra lập luận và dẫn chứng cụ thể. Tuy nhiên, nếu quan điểm của bạn chỉ dựa trên ý kiến cá nhân thì bạn có thể bày tỏ vì đây là bài thuyết trình của bạn.

Nếu sự tranh cãi là vấn đề quan tâm chung thì bạn cần tuyệt đối tránh gạt vấn đề qua một bên vì sẽ có rất nhiều người muốn nhắc đi nhắc lại vấn đề đó. Một điểm khác bạn nên nhớ là bất cứ sự đối đầu nào của cử tọa cũng chỉ là để nhắm vào thông điệp bạn đưa ra chứ không phải vào cá nhân bạn.

Những người muốn gây sự chú ý có thể đưa ra những bình luận ngốc nghếch hoặc châm biếm, trong khi một số người khác sẽ phản ứng vô thức về những điều bạn nói vì họ không hoàn toàn tập trung vào điều bạn nói. Bạn có thể giải quyết các trường hợp này đơn giản bằng cách nói đùa hoặc phản ứng lại.

Ví dụ:

Một số dấu hiệu ngôn ngữ cơ thể dễ nhận biết:

1.       Vẻ mặt trung dung, hai tay khoanh lại, hai chân bắt chéo à thể hiện sự không hứng thú hoặc phản đối

2.       Mặt nhíu lại, thân trên nhướn lên phía trước, hai chân mở àcởi mở và tập trung

3.       Bật tắt cây bút liên tụcà chán nản, phân tâm

4.       Viết nguệch ngoạc lên tập vởà  chán nản, phân tâm

5.       Ngậm gọng kính à đang suy nghĩ

6.       Hai tay chống cằm à trầm tư

7.       Thỉnh thoảng gật đầu hoặc lắc đầu khi bạn nói à chú ý

Sơ đồ này cho thấy sự quan trọng của việc nắm quyền kiểm soát. Trong ví dụ này, diễn giả khởi đầu tốt đẹp, rõ ràng. Tuy nhiên, khi chuẩn bị vào phần nội dung chính, diễn giả lo lắng và đánh mất sự chú ý của cử tọa. Để giải quyết vấn đề này, diễn giả ngừng lại, uống nước và giao tiếp bằng mắt với cử tọa và tiếp tục trình bày bằng cách kể một câu chuyện cười. Bắt đầu lại bằng cách tóm tắt lại những điểm vừa trình bày, sử dụng thiết bị hỗ trợ hình ảnh âm thanh và tra cứu kỹ lưỡng cũng như ví dụ. Cuối cùng, kết thúc bài trình bày bằng một đoạn kết ngắn gọn, gây ấn tượng và một phần hỏi đáp trôi chảy.

Nếu diễn giả có thể giữ bình tĩnh và đối phó được các vấn đề nảy sinh thì họ sẽ luôn kiểm soát được tình hình, thu hút sự chú ý của cử tọa và hoàn thành bài thuyết trình thành công

Xem tiếp (8)



Tin nổi bật.........................................................................................................
THÔNG BÁO VỀ VIỆC TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT TTHC MỨC ĐỘ 3, 4 TẠI SỞ NGOẠI VỤ ( 15/10 )
Đoàn Đại sứ Ấn Độ thăm và làm việc tại tỉnh ( 09/10 )
HỘI THI TÌM HIỂU VĂN HÓA VIỆT NAM - NHẬT BẢN NĂM 2018 ( 09/10 )
Công tác thông tin đối ngoại của Đắk Lắk trong thời kỳ mới - Những nhiệm vụ và giải pháp ( 09/10 )
Chuẩn bị kế hoạch hợp tác năm 2019 với tỉnh Jeollabuk (Hàn Quốc) ( 09/10 )
Ký kết bản ghi nhớ hợp tác về lĩnh vực Nông nghiệp tỉnh Attapeu (Lào) và tỉnh Đắk Lắk (Việt Nam) ( 09/10 )


Các tin đã đăng.............................................
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (6)- CHUẨN BỊ VỀ NỘI DUNG (tiếp theo) ( 12/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (5)- CHUẨN BỊ VỀ NỘI DUNG (tiếp theo) ( 10/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (4)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) ( 09/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (3)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) ( 08/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (2)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH ( 05/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (1) ( 04/01 )
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN TỚI CÔNG TÁC LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI ( 22/11 )
NGHI THỨC VÀ THỦ TỤC LỄ TÂN ĐÓN TIẾP ĐOÀN KHÁCH NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM ( 22/11 )
Cách thức phục vụ trong các bữa tiệc ( 22/11 )
Tiệc chiêu đãi ngoại giao ( 22/11 )
TÌM KIẾM
HỘP THƯ GÓP Ý
THÔNG TIN CẦN BIẾT
Lịch làm việc của lãnh đạo
Chính phủ
Bộ ngoại giao
Khiếu nại tố cáo
Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk