SỔ TAY LỄ TÂN
Thứ Ba , 16/1/2018
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (8)- Bài tập

BÀI TẬP THỰC HÀNH

1.   Tập đọc sao cho mạch lạc, đúng ngữ điệu và kiểm soát được giọng nói

2.   Luyện tập nói chuyện – nói một mình, tường thuật/ kể một câu chuyện vui/ đưa ra chỉ dẫn…

3.   Tập sắm vai - hỏi và trả lời tại lớp

V. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY

§ Mã hóa và diễn giải

§ Sử dụng khiếu hài hước

§ Kiểm soát căng thẳng và thể hiện sự hào hứng

§ Sử dụng ngôn ngữ cơ thể để nâng cao hiệu quả của bài thuyết trình

§ Luyện tập giọng nói

1. Mã hóa và phiên dịch

Bước đầu tiên là mã hóa thông điệp để quyết định xem nên sử dụng giác quan nào để truyền đạt thông tin. Bước tiếp theo là gửi thông điệp đã được mã hóa đi. Người nhận sẽ giải mã thông tin từ những thứ họ có. Do đó, cử tọa có thể hiểu sai thông điệp, hoặc hiểu theo hướng phù hợp với họ.

Nếu người trình bày lựa chọn mô hình lấy mình làm trung tâm thì khó có thể truyền đạt thông tin. Diễn giả có thể giảm thiểu hạn chế này bằng cách diễn giải thông tin cho cử tọa.

Do đó, để hạn chế khả năng thông điệp bị hiểu sai, cần một quá trình nữa là diễn giải thông tin. Diễn giả phải dựa trên góc nhìn của cử tọa để diễn giải cho họ thông điệp cần truyền đạt.

Nếu quá trình này thành công, cử tọa sẽ giải mã ra một thông điệp chính xác. Khi chuẩn bị thông điệp , hãy nghĩ đến các cách hiểu có thể xảy ra để hạn chế hiểu sai.

Diễn giả luôn luôn phải kiểm tra xem liệu thông điệp đã được tiếp nhận hay chưa, có được diễn giải đúng và ăn nhập vào tâm trí cử tọa không. Như đã đề cập ở trước, từ ngữ chỉ chiếm phần nhỏ của thành công một bài thuyết trình, một tỉ lệ khác đến từ giọng nói và ngôn ngữ cơ thể. Phong cách thuyết trình bạn chọn phải dựa trên số lượng cử tọa và mức độ trang trọng phù hợp

Kiểu 1: Trang trọng, ít người- Ví dụ như gặp gỡ một ủy ban, họp nội bộ. Lúc này bạn phải giao tiếp bằng mắt với tất cả cử tọa, thu hút sự chú ý của họ mọi lúc.

Kiểu 2: Không trang trọng, ít người- ví dụ buổi giới thiệu sản phẩm, thảo luận giữa các đồng nghiệp. Bạn nên tương tác với tất cả cử tọa, đưa ra các câu hỏi và để tất cả mọi người đều được tham gia

Kiểu 3: Trang trọng, nhiều người: Hội nghị lớn, đảm bảo rằng tất cả thành phần cử tọa đều nghe rõ bạn. Đưa ra tóm tắt rõ ràng.

Kiểu 4: Không trang trọng,  nhiều người: thường hiếm gặp, tuy nhiên thường là khi bạn được đề nghị đóng góp ý kiến ngay trong một hội nghị. Hãy nói đơn giản, chậm, rõ. Chỉ phát triển ý nếu được yêu cầu.

2. Sử dụng khiếu hài hước

Nếu bạn có ý định kể một câu chuyện vui thì hãy đảm bảo rằng nó ở mức độ tương đối dễ hiểu. Hãy chuẩn bị phương án đối phó câu chuyện đó không mang lại hiệu quả. Sử dụng khiếu hài hước tương đối khó mặc dù là một thủ thuật rất có lợi. Các diễn giả rất hay mở đầu bài phát biểu bằng một câu bông đùa. Tuy nhiên, nếu sử dụng một câu nói đùa không hợp lý thì sẽ tạo nên một rào cản khó vượt qua.

Bạn phải chắc chắn rằng lời đùa của bạn không chống lại hoặc làm bất cứ cử tọa nào của bạn cảm thấy xấu hổ. Chọn đúng thời điểm cũng là một điều cần lưu ý để đạt hiệu quả. Ngắt nghỉ nhịp điệu, thời điểm thích hợp điều cần thiết khi bạn có ý định kể truyện cười. Ngoài ra bạn cần biết phải làm thế nào nếu lời nói đùa thất bại. Thong thường bạn có thể nói thẳng là bạn đã thất bại trong việc kể chuyện vui rồi- tuy nhiên một lần nữa, đây là một kỹ năng đòi hỏi sự tự tin và luyện tập.

Nếu bạn định sử dụng vài câu chuyện vui vì bài thuyết trình có vẻ nhàm chán thì dùng phép loại suy sẽ là một lựa chọn tương đối an toàn. 

Tâm lý căng thẳng trước khi thuyết trình là hoàn toàn tự nhiên, thậm chí có thể kích thích bạn có thêm năng lượng, nhiệt huyết, niềm tin để biểu hiện tốt hơn. Tuy nhiên để đạt được điều này bạn phải làm chủ được sự căng thẳng của mình.

Nếu bạn quá bình tĩnh, có thể bạn đã đánh giá thấp thử thách. Dù như vậy hay quá lo lắng cũng đều không tốt. Cần có năng lượng để bình tĩnh, nói tự nhiên và sống động cũng như năng lượng để để tâm đến điều cử tọa cần. Vì năng lượng của bạn là có giới hạn, hãy kiểm soát sự căng thẳng và tập trung cố gắng trình bày và kết nối với cử tọa.

Khi thuyết trình trước công chúng bạn sẽ hầu như chắc chắn nhận thấy một hoặc vài dấu hiệu sau:

1. Cảm thấy nóng

2. Run rẩy

3. Thở gấp

4. Miệng khô

Các triệu chứng này có thể làm bạn căng thẳng hơn, không thể thoải mái và lưỡi cứng lại. Tuy nhiên nhận ra các dấu hiệu này sẽ giúp bạn đối phó với chúng.

Nghiên cứu chỉ ra rằng các dấu hiệu trên không hẳn là dấu hiệu cho thấy bạn sợ hãi mà thể hiện sự sẵn sàng đương đầu khó khăn của bạn. Nhiều người làm giải trí, diễn giả, vận động viên cũng nhận thấy các triệu chứng này trước khi có màn trình diễn ấn tượng.

Thở đúng cách là kỹ thuật quan trọng. Nhiều người quá lo lắng thậm chí bị đứt hơi ở nửa chừng câu. Khi phát biểu bạn phải thở sâu hơn bình thường. Tập luyện giúp bạn thở sâu và dễ dàng. Nếu bạn quá bồn chồn, bạn sẽ khiến cho cử tọa nhận ra sự lo lắng của bạn, sự căng thẳng sẽ càng tăng, từ đó không thể truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả nhất đến người nghe.

Trước buổi thuyết trình, hãy thử hình dung sự thành công của buổi thuyết trình với phản ứng tích cực và nhiệt tình của cử tọa.

Tập trung vào thông điệp cần truyền tải và cố gắng thư giãn.

Trước khi bắt đầu hãy hình dung bạn được cử tọa phản ứng nhiệt tình. Điều này sẽ giúp bạn có bài nói hấp dẫn, đồng thời tự thừa nhận là có thể cảm thấy lo lắng nhưng bạn sẽ biến điều này thành có lợi cho mình.

Nhớ rằng cử tọa không phải kẻ thù của bạn, họ sẽ hứng thú nếu bạn thu hút được họ. Đa phần họ muốn bạn thành công. Nếu bạn tập trung vào thông điệp và cố thư giãn, bạn sẽ thành công.

4. Chuẩn bị cá nhân

Căng thẳng trước giờ trình bày có ảnh hưởng rất tiêu cực tới bài trình bày của bạn, tâm lý này có thể khiến bạn có  những tư thế khó coi, tạo nên tư thế gù phần cổ và vai. Để hạn chế tâm lý này, bạn cần lưu ý một số nội dung chuẩn bị như sau:

· Trang phục phù hợp là trang phục không khiến cử tọa bị phân tâm mà chỉ tập trung chú ý vào thông điệp bạn trình bày.

· Thông thường bạn nên chọn trang phục ít màu sắc và đơn giản.

· Nếu không có quy định trang phục bắt buộc bạn cũng nên mặc trang trọng hơn cử tọa một chút.

· Trước khi bạn bắt đầu nói thì cử tọa đã hình thành đánh giá về bạn theo cách bạn ăn mặc, tư thế, cử chỉ. Nếu bạn làm họ choáng ngợp, họ sẽ bị phân tâm và giảm hiệu quả điều bạn đang nói.

· Nam giới thường mặc đồ Âu có màu cơ bản: xanh, ghi, đen. Áo có thể có màu sắc.

· Nữ giới có thể mặc váy, tuy nhiên, không nên thu hút chú ý thái quá, màu sắc sặc sỡ để có thể dễ dàng tập trung nhìn vào khuôn mặt bạn.

· Phụ kiện đi kèm có thể sẽ bắt sáng và gây ra phân tán không mong muốn, do đó nếu đeo phụ kiện, nên chọn loại nhỏ, không phản chiếu.

· Lời khuyên là bạn nên ăn mặc trang trọng hơn cử tọa của mình một chút.

· Nhiều người bị giảm năng lượng từ 10 giờ sáng đến 3 giờ tối.

· Hãy ăn nhẹ 1 tiếng trước khi thuyết trình.

· Đừng thay đổi nhiều về thói quen ăn uống của bạn.

· Không ăn thức ăn có thể làm bạn khó chịu khi đang trình bày.

5. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Việc kiểm soát ngôn ngữ cơ thể là hết sức cần thiết ngay khi bạn đứng lên bục thuyết trình. Việc kiểm soát này bao gồm giao tiếp bằng mắt, dáng đứng, cử chỉ tay phù hợp.

· Về cử chỉ, cử tọa sẽ đánh giá cử chỉ của bạn. Một giọng nói truyền cảm cũng không thể giúp gì nếu cử chỉ bừa bãi, gây ấn tượng xấu.

· Về vị trí đứng, không nên đứng quá gần cử tọa. Có một khu vực chung mà bạn không nên xâm phạm.

· Về các ngôn ngữ cơ thể khác, cần cân nhắc một số vấn đề sau:

§ Nên làm gì với đôi mắt của bạn?

§ Trạng thái gương mặt biểu hiện điều gì?

§ Tư thế và sự chuyển động của cơ thể và chân tay của bạn

§ Cử chỉ bằng tay

ð Giao tiếp bằng mắt với cử tọa là một cử chỉ hết sức cần thiết vì nó khiến cho cử tọa cảm thấy gần gũi hơn với diễn giả cũng như thông điệp được đưa ra. Tuy nhiên, không nhiều diễn giả nhận thức được tầm quan trọng của cử chỉ này. Đồng thời, việc giao tiếp bằng mắt cũng có thể gây ra tác dụng ngược nếu được sử dụng không đúng cách. Dưới đây là mô phỏng việc giao tiếp bằng mắt:

Vùng kẻ chéo trên gương mặt này đã cho thấy vùng mục tiêu của giao tiếp bằng mắt. Nhìn vào vùng này sẽ cho kết quả giao tiếp tốt. Ngược lại, nhìn vào các vùng khác trên khuôn mặt của cử tọa sẽ gây ra cảm giác không thoải mái. Đặc biệt, việc nhìn vào vùng A và B là không nên nhất. Nhìn vào vùng A của người khác sẽ khiến họ cảm thấy bị nhìn chằm chằm và khiến bạn bị hiểu là không đáng tin còn nhìn vào vùng B sẽ khiến bạn bị hiểu là ngạo mạn, rằng bạn nhìn thấu họ và bạn đang nhìn xuống khi nói chuyện với họ.

Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn nhìn bao quát được hết cử tọa, cả những người ở bên và ở cuối. Tránh chỉ nhìn vào mắt những cử tọa nhiệt tình và quan tâm. Có thể khó thu hút những người lãnh đạm nhưng hãy cố làm điều đó.

Gương mặt là nơi biểu cảm nhất. Hình dáng của miệng và góc độ lông mày là dấu hiệu quan trọng cho thấy tâm trạng và cảm xúc, như tức giận, hạnh phúc, buồn khổ…

Bạn thử đoán biểu hiện những gương mặt này:

Lo lắng, mệt mỏi, tắc giận, nghi ngờ, hạnh phúc, thờ ơ, ngạc nhiên, buồn, mỉa mai

Cử chỉ chân tay có ảnh hưởng lớn tới cách cử tọa nhận thức về bạn. Thông thường khi trình bày bạn sẽ đứng, hãy đứng khép chân và phân chia trọng lượng cơ thể cân bằng.

Không đứng yên một chỗ khi thuyết trình; điều này sẽ giúp bạn trở nên tự nhiên hơn và cử tọa có thể điều chỉnh mắt nhìn thay vì chỉ nhìn chằm chằm một chỗ.

Di chuyển hợp lý cũng làm bạn tự tin hơn và có vẻ chuyên nghiệp hơn. Di chuyển một cách tự nhiên và duyên dáng sẽ giúp ích rất nhiều cho bài thuyết trình của bạn.

Tuy nhiên không nên di chuyển quá nhiều làm cử tọa cảm thấy mệt mỏi và phân tâm. Khi nói bạn sẽ không còn chú ý đến cử chỉ tay chân nữa, tuy nhiên trong khung cảnh trang trọng bạn sẽ cảm thấy tay chân vụng về. Bạn có thể đưa cánh tay ra phía trước và hướng lòng bàn tay về phía cử tọa.

Dáng đứng không thoải mái sẽ tố cáo sự tự ti của bạn. Cử tọa sẽ nghĩ rằng bạn không chắc chắn về điều bạn nói.

Dáng đứng kiêu ngạo cũng sẽ khiến cử tọa không có thiện cảm. Họ sẽ cảm thấy bạn như muốn hăm dọa họ.

Một trong những cử chỉ cơ thể dễ nhận ra nhất là từ bàn tay:

· Lắc và chỉ tay cho thấy sự đe dọa hoặc buộc tội

· Tay nắm chặt thể hiện sự tức giận

· Tay để lên tai là không nghe rõ

· Tay đặt lên môi yêu cầu trật tự

Bạn nên nắm được các cử chỉ thông dụng trong những xã hội khác nhau. Tránh sử dụng những cử chỉ tiêu cực hoặc mang tính chất đe dọa đối với cử tọa.

Tư thế đứng thẳng cho thấy sự không giấu diếm và bạn là một người chắc chắn và tự tin về những điều mình nói. Bạn nên tập để có tư thế này

Các tư thế đứng nên tránh:

· Ngả về sau à bạn muốn lấn át người khác, kiêu căng

· Ngả về trước à bạn không tự tin hoặc không hài lòng với thực tại

· Đứng không thẳng à không chắc chắn về điều bạn nói

6. Luyện tập giọng nói

Giọng nói của diễn giả hết sức quan trọng, quyết định 40% thành công của bài thuyết trình. Nếu bạn muốn thể hiện thái độ tích cực và sự thân thiện, hãy nghĩ theo cách đó khi thuyết trình- bởi giọng nói phản ánh suy nghĩ bên trong của bạn.

Lỗi về giọng nói thường gặp nhất run rẩy do căng thẳng. Một số bài luyện tập để thư giãn đã đề cập ở phần trước có thể mang lại hiệu quả. Luyện tập hít thở sâu sẽ giúp bạn tự nhiên hơn khi nói. Giọng nói lý tưởng là giọng nói chậm vừa phải, đầy đặn, cường độ, độ vang và âm điệp phù hợp.

Cần hết sức tránh giọng nói đều đều như đọc. Giọng nói như vậy sẽ khiến cử tọa mất hứng thú vì tiếng bạn sẽ giống như phát ra một chiếc máy.

Giọng nói 2 tông là khi người nói bắt đầu và kết thúc ở cùng một cao độ, chỉ nâng cao giọng ở giữa câu.

· Tăng tốc độ khi bạn miêu tả điều gì đó

· Sau đó tạm dừng… và đưa ra quan điểm thật chậm rãi

· Bạn nên trình bày ở mức âm lượng đủ to rõ nhưng không gây khó chịu

· Phát âm chính xác

· Người nói mà không để tâm đến tốc độ nói có thể gây ra nhàm chán.

Âm lượng cũng là một vấn đề đáng để tâm trong thuyết trình- một số diễn giả cố nói to để những người ngồi xa có thể nghe rõ nhưng lại làm những người ngồi gần khó chịu.

Quan trọng hơn âm lượng là sự rõ ràng mạch lạc và điều này có được từ sự phát âm chính xác.

Nên luyện tập nói trước ít nhất 1 lần. Tập luyện hay hình dung trong đầu các phần cần nói và căn thời gian.

Vấn đề về thói quen nói

1. Kéo dài âm cuối

2. Ậm ừ

3. Thường xuyên nhắc lại

Nhiều người kéo dài những âm cuối. Hãy tập đóng miệng lại sau khi nói.

Ậm ừ khi bạn không biết phải nói gì tiếp theo. Để khắc phục điều này, hãy tập nói trước nhiều lần.

Thường xuyên nhắc lại bằng cách nói “OK”, “Đúng” va hỏi lại xem cử tọa có hiểu không. Nếu sử dụng ít sẽ rất có hiệu quả nhưng lặp đi lặp lại sẽ dễ đoán biết và gây mệt mỏi cho người nghe. Nếu muốn chắc chắn người nghe hiểu điều bạn nói, hãy đưa chủ đề cho họ tranh luận hoặc đoán biết qua cử chỉ, biểu đạt gương mặt họ.

 



Tin nổi bật.........................................................................................................
Chương trình Quảng bá địa phương Việt Nam tại Nhật Bản 2018 ( 09/11 )
UBND tỉnh chào xã giao Đại sứ Thụy Sỹ tại Việt Nam ( 08/11 )
Đoàn công tác tỉnh Đắk Lắk thăm và làm việc tại tỉnh Jeollabuk (Hàn Quốc) ( 01/11 )
Giao lưu nhân dân Đắk Lắk - Mondulkiri ( 31/10 )
Khánh thành công trình hữu nghị tại Tiểu khu quân sự Mondulkiri, Campuchia ( 24/10 )
Tổng Lãnh sự quán Úc tại TP. Hồ Chí Minh đến thăm và làm việc tại Đắk Lắk ( 24/10 )


Các tin đã đăng.............................................
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (7)- CHUẨN BỊ VỀ NỘI DUNG (tiếp theo) ( 15/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (6)- CHUẨN BỊ VỀ NỘI DUNG (tiếp theo) ( 12/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (5)- CHUẨN BỊ VỀ NỘI DUNG (tiếp theo) ( 10/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (4)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) ( 09/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (3)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) ( 08/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (2)- CHUẨN BỊ CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH ( 05/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (1) ( 04/01 )
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN TỚI CÔNG TÁC LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI ( 22/11 )
NGHI THỨC VÀ THỦ TỤC LỄ TÂN ĐÓN TIẾP ĐOÀN KHÁCH NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM ( 22/11 )
Cách thức phục vụ trong các bữa tiệc ( 22/11 )
TÌM KIẾM
HỘP THƯ GÓP Ý
THÔNG TIN CẦN BIẾT
Lịch làm việc của lãnh đạo
Chính phủ
Bộ ngoại giao
Khiếu nại tố cáo
Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk