SỔ TAY LỄ TÂN
Thứ Tư , 8/11/2017
CÔNG VĂN LỄ TÂN, HÀNH CHÍNH

CHƯƠNG II. CÔNG VĂN LỄ TÂN, HÀNH CHÍNH

          1- CÁC LOẠI CÔNG VĂN TRAO ĐỔI GIỮA BỘ NGOẠI GIAO VÀ ĐOÀN NGOẠI GIAO

          1.1 Định nghĩa công hàm (note)

          Thuật ngữ công hàm bao gồm toàn bộ thư từ trao đổi giữa Bộ Ngoại giao và đoàn ngoại giao. Công hàm có thể được xưng danh hoặc không xưng danh.

          Trên thực tế, trong quan hệ quốc tế không có những quy định chính thức về công hàm buộc các bên phải tuân thủ. Có những cơ quan đại diện, người trưởng cơ quan đại diện ký tên và đóng dấu mọi công văn, giấy tờ gửi đi. Ngược lại, có người chỉ ký tắt. Đối với việc đóng dấu cơ quan, cũng không có quy tắc chung.

          1.2. Công hàm chính thức (note officielle)

          Công hàm chính thức được soạn thảo ở ngôi thứ 3. Như vậy, công hàm sẽ có tính chất trang trọng và không thân mật như một bức thư. Nếu Đại sứ là người gửi công hàm bao giờ cũng bắt đầu bằng công thức:

          Đại sứ quán nước ................................................................... tại

          Kính chào Bộ Ngoại giao ............................. và xin trân trọng...............

          Và kết thúc bằng câu: Nhân dịp này, Đại sứ quán nước ............... xin gửi đến Bộ Ngoại giao ............. lời chào trân trọng.

          Công hàm được in trên giấy khổ to và có tiêu đề. Công hàm không có câu xưng hô, nhưng có tên, địa chỉ cơ quan người nhận. Trang đầu của công hàm phải có tối đa 10 dòng. Công hàm được ký đầy đủ hoặc ký tắt. Ngày tháng ghi ngay sau dòng cuối cùng và công hàm được đóng dấu cơ quan. Trong những hoàn cảnh đặc biệt, người ta có thể sử dụng một số loại công hàm chính thức khác.

          1.2.1. Công hàm tập thể (note collective)

          Công hàm tập thể do đại diện của nhiều nước cùng gửi cho một Chính phủ để thỉnh cầu một vấn đề chung nào đó. Đây là một hình thức trao đổi rất long trọng.

          Loại công hàm này có thể chỉ có một bản và tất cả những người đứng đầu cơ quan đại diện đứng tên cùng ký. Như vậy, công hàm sẽ được chuyển trong một buổi tiếp kiến mà tất cả những người ký tên cùng dự.

          Trường hợp thứ hai, công hàm gồm nhiều bản, được soạn thảo giống hệt nhau và các trưởng phái đoàn ngoại giao gửi riêng nhưng cùng một thời gian cho Chính phủ nước sở tại.

          1.2.2. Công hàm (tương tự (note identique)

          Loại công hàm này ít trịnh trọng hơn. Mỗi một cơ quan đại diện tự thảo công hàm của mình, nội dung công hàm giống nhau, nhưng câu chữ có thể khác nhau. Công hàm không nhất thiết cùng được gửi vào một thời điểm.

           1.2.3. Công hàm công khai (manifeste)

          Công hàm công khai là loại công hàm, tài liệu được đưa ra để công bố công khai trên các phương tiên truyền thông đại chúng.

          1.2.4. Tối hậu thư (ultimatum)

          Tối hậu thư là loại công hàm áp đặt các điều kiện của một quốc gia đối với một quốc gia khác. Việc từ chối không nhận các điều kiện áp đặt được coi như là một lời tuyên chiến.

          1.3. Công hàm thường (note verbale)

          Đây là loại công hàm nhằm làm sáng tỏ một vài chi tiết hoặc tóm tắt lại một buổi tiếp xúc quan trọng mà cần phải thống nhất với nhau những điểm đã đề cập. Công hàm được ghi rõ “Công hàm thường”, được ký tắt và đóng dấu cơ quan gửi công hàm.

          1.4. Ghi nhớ (aide-mémoire)

          Bản ghi nhớ có mục đích giải thích hoặc trình bày hành vi, thái độ của một Chính phủ hoặc của viên chức ngoại giao về một vấn đề nào đó. Bản ghi nhớ được in trên giấy có tiêu đề.

          Bản ghi nhớ được chuyển tận tay cho người nhận trong một cuộc tiếp xúc và như vậy, không có số công văn, câu xưng hô, địa chỉ, chức vụ người nhận cũng như câu lịch thiệp xã giao.

          Ngày tháng được ghi ở dòng tiếp theo dòng cuối cùng của bản ghi nhớ; loại văn bản không cần ký tên và đóng dấu.

          1.5. Thư chính thức

          Thư chính thức mang tính chất cá nhân hơn là công hàm. Thư cũng có thể được bố cục như công hàm, đặc biệt phải có câu xưng hô và câu lịch thiệp xã giao. Thư được in trên giấy có tiêu đề.

          Trên mặt trước của tờ giấy phải có ít nhất 3 dòng thư và nhiều nhất là 5 dòng. Nếu thư kết thúc ở phần đầu của trang giấy thì ít nhất phải có 2 dòng thư và câu lịch thiệp xã giao ở trên cùng một mặt giấy.

          Tuỳ thuộc vào yêu cầu, thư có thể do người đứng đầu cơ quan đại diện ký hoặc một cán Bộ Ngoại giao phụ trách công việc ký.

          Thư thường được sử dụng để lưu ý người nhận thư mối quan tâm đặc biệt của người viết thư đến một công vụ nào đó. Do vậy, thư bao giờ cũng được ký tên và đóng dấu.

          1.6.  Thư riêng

          Thuật ngữ thư riêng để chỉ mọi thư từ được trao đổi để xử lý những công việc không chính thức. Thư riêng có bố cục như thư chính thức. Song người gửi thư phải đặc biệt chú ý để tránh nhầm lẫn họ, tên, chức vụ và địa chỉ người nhận. Mọi nhầm lẫn đều bị coi là khiếm nhã và sẽ làm mếch lòng người nhận thư.

          Thư không bao giờ được viết bằng bút chì, nhưng có thể được đánh máy hoặc xử lý trên vi tính.

          Đối với người có chức vụ quan trọng, họ thường nhận được nhiều thư, nên buộc phải uỷ quyền cho người khác đọc, xử lý và viết thư trả lời. Trong trường hợp đó, người đứng danh nghĩa gửi thư cần tự tay ký tên mình.

          1.7.  Điện

          Trong lĩnh vực ngoại giao, điện chỉ dùng trong những trường hợp đặc biệt, khi mọi hình thức trao đổi công văn khác bị loại trừ. Đó là

- Các loại điện chúc mừng nhân dịp đại lễ như quốc khánh, sinh nhật hoặc trúng cử vào chức vụ quan trọng.

- Điện cảm ơn sau một chuyến thăm.

- Điện chia buồn khi có tang lễ hoặc các tai nạn xảy ra gây nhiều thiệt hại về người và của.

          1.8. Các loại thiếp

          1.8.1. Thiếp chúc mừng:

          Thiếp chúc mừng chỉ được trao đổi nhân dịp năm mới. Hình thức này được coi là một cử chỉ lịch thiệp thông báo cho người nhận thiếp biết mình vẫn tiếp tục làm việc ở vị trí cũ và hai người sẽ có dịp gặp nhau để trao đổi công việc.

          Những vấn đề cần lưu ý đối với việc trao đổi thiếp chúc mừng:

- Lập và rà soát kỹ danh sách những người cần gửi thẻ, tránh không để sót hoặc nhầm lẫn.

- Chọn kỹ chất lượng thiếp, phong bì, hình ảnh (nếu có), chữ in.

- Lời chúc cần đơn giản, xúc tích, tránh đề cập đến công việc

- Ký từng chiếc một, bằng mực đen hoặc xanh có kèm theo một vài chữ viết tay tiếp vào lời chúc đã được in sẵn. Tuyệt đối không nhờ người khác làm việc này.

- Tên và địa chỉ đề ngoài phong bì tốt nhất là ghi bằng tay, nhưng không nhất thiết là phải do người đứng tên gửi thiếp tự tay viết.

          1.8.2. Thiếp trao đổi:

          Đây là thiếp cá nhân có tên, chức vụ và địa chỉ người gửi in sẵn. Thiếp trao đổi dùng để chuyển những thông điệp ngắn viết bằng tay, có ký tên và ghi ngày tháng.

          Thiếp trao đổi được sử dụng để cám ơn khi được mời cơm, thông báo đã nhận được một tài liệu, một ấn phẩm hoặc để gửi lời chúc mừng nhân dịp những sự kiện đặc biệt.

          1.8.3. Danh thiếp:

          Xuất hiện từ thế kỷ 19, danh thiếp lúc đầu rất được coi trọng và chỉ được sử dụng giữa những người có chức sắc cao. Kích thước, nội dung và việc sử dụng được quy định rất cẩn thận.

          Ngày nay, danh thiếp đã trở thành thông dụng được dùng như là phương tiện giao tiếp giữa hai người chưa quen biết nhau để làm quen và tạo dựng mối quan hệ.

          Danh thiếp có thể được gửi kèm theo một món quà, ấn phẩm thay cho việc viết thư.

          Danh thiếp bao gồm họ tên, chức vụ, và các thông số liên quan đến địa chỉ và cơ quan mình trực thuộc.

          Danh thiếp có thể có hai mặt với nội dung như nhau nhưng một mặt in bằng tiếng mẹ đẻ, mặt kia bằng một thứ tiếng khác do người dùng danh thiếp tự chọn.

          2. CÁC QUY TẮC SOẠN THẢO CÔNG VĂN

          Không có quy định chung bắt buộc về soạn thảo công văn lễ tân ngoại giao vì công văn ngoại giao tuỳ thuộc vào ngôn ngữ, phong tục tập quán và quy định lễ tân riêng của từng quốc gia. Song, có một số quy tắc được thừa nhận trong tập quán quốc tế và thường được các cơ quan đại diện ngoại giao tuân thủ.

          2.1. Cách trình bày

          Trong lễ tân ngoại giao, hình thức đôi khi cũng quan trọng như nội dung. Trong công văn ngoại giao, quy tắc này thường được tôn trọng một cách triệt để. Hình thức của công văn sẽ tạo ra phản ứng đầu tiên của người nhận thư. Phản ứng tích cực hay tiêu cực đôi khi tác động rất lớn đến thái độ của người nhận công văn đối với vấn đề được nêu lên trong công văn.

          Hình thức trước tiên liên quan đến giấy viết và phong bì. Nhìn chung, trong lễ tân ngoại giao, người ta tránh màu sắc loè loẹt. Vì vậy giấy viết thư tín thường là khổ 21,5cm x 28cm, màu trắng hơi nhờ. Bình thường vấn đề khổ giấy viết thư và phong bì đã được xử lý ngay từ đầu vì Bộ Ngoại giao và các cơ quan đại diện ngoại giao thường chọn sẵn phong bì và giấy viết thư rồi in tiêu đề.

          Lề thư cũng có chức năng riêng của nó. Lề thư tạo ra cho người đọc cảm giác không bị mỏi mắt khi đọc. Không có gì khó chịu bằng đọc một tờ giấy kín đặc chữ, không có lề làm như thể người viết tiết kiệm giấy. Hơn nữa, lề cho phép người đọc ghi ý kiến của mình và giúp bộ phận lưu trữ có thể đóng gáy tài liệu.

          Bình thường lề bên trái và mép phía dưới rộng từ 3-4cm, lề bên phải và mép phía trên rộng 2-3cm. Nếu giấy thư có tiêu đề, mép phía trên được tính từ dòng trên cùng của tiêu đề.

          Hình thức công văn còn liên quan đến cách trình bày công văn. Trình bày thoáng đẹp sẽ giúp người đọc dễ nhận biết:

- Họ tên, chức vụ người viết công văn

- Ngày, tháng viết công văn

- Quan hệ giữa người viết và người nhận công văn

- Vấn đề được đề cập trong công văn.

          Điểm cuối cùng cần lưu ý là mỗi loại công văn lễ tân có cách trình bày và bố cục riêng. Thậm chí cách gửi cũng khác nhau. Do vậy, không được phép nhầm lẫn các loại công văn với nhau khi soạn thảo cũng như khi gửi.

          2.2. Cách xưng hô

          Điều đầu tiên người gửi công văn phải quan tâm là thẩm tra lại cách xưng hô với người nhận. Theo phép lịch sự, mọi người buộc phải xưng hô đúng chức vụ, danh hiệu, chức tước của người trao đổi công văn. Tiếp đến, chức tước, danh hiệu, chức vụ phải được ghi đúng mặt chữ, không sai lỗi chính tả.

          Để tránh những sai sót đáng tiếc, người ta thường căn cứ vào thông báo chính thức của cơ quan nhận công văn, danh sách ngoại giao đoàn hoặc danh sách thứ bậc lễ tân do nước chủ nhà công bố.

          2.3. Câu lịch thiệp xã giao

          Câu lịch thiệp xã giao được viết vào cuối công văn với nội dung và cách hành văn đã được chuẩn hoá. Câu lịch thiệp xã giao xác định rõ quan hệ thứ bậc giữa bên gửi và bên nhận công văn. Mọi thay đổi công thức này đều dẫn đến sự hiểu lầm của người nhận. Do vậy, trong công văn phải triệt để tôn trọng những câu lịch thiệp xã giao đã được chuẩn hoá. Người ta thường nói, lịch sự quá một tý vẫn hơn là khiếm nhã.

          2.4. Ngôn ngữ

          Công văn lễ tân ngoại giao được soạn thảo bằng ngôn ngữ của người gửi. Nhưng, người gửi có quyền chọn một ngôn ngữ khác để trao đổi công văn.

          3. BỐ CỤC CỦA CÔNG VĂN

          Công văn được cấu thành 7 phần. Mỗi phần có chức năng riêng của nó. Đó là tiêu đề, địa chỉ, câu xưng hô, phần chính hay nội dung thư, câu kết thúc hay câu lịch thiệp xã giao và chữ ký.

          Song, không phải công văn ngoại giao nào cũng có đủ 7 phần. Chẳng hạn bản ghi nhớ chỉ có phần nội dung, không có các phần liên quan đến lễ tân, lịch thiệp.

          3.1. Tiêu đề:

          Tiêu đề ghi rõ tên, địa chỉ, cơ quan mà người viết công văn trực thuộc, hoặc họ tên, chức vụ người gửi công văn nếu công văn đứng tên cá nhân.

          Nhìn chung các nước đều quy định in quốc huy nổi lên trên tiêu đề. Nhìn chung chức vụ càng cao, tiêu đề càng in nhã nhặn trên giấy có chất lượng đặc biệt.

          Địa điểm và ngày tháng được ghi bên phải bắt đầu từ giữa trang, kể từ dòng đầu tiên sau khi đã trừ lề. Điều lưu ý là không được viết tắt địa điểm và ngày tháng.

          Địa điểm, ngày tháng có thể được ghi ngay sau dòng cuối cùng của nội dung công văn. Điều này thể hiện sự coi trọng đặc biệt của người viết đối với người nhận.

          3.2. Địa chỉ:

          Khái niệm địa chỉ bao gồm chức tước, tên, chức vụ của người nhận công văn và địa chỉ ngắn gọn. Nếu địa chỉ được viết ở phần đầu trang thì mỗi yếu tố trên được ghi riêng lẻ trên một dòng, bắt đầu từ bên trái sau khi đã trừ lề, không có chấm xuống dòng, chữ đầu viết hoa.

          Ví dụ: a - Vụ Lễ tân

                            Bộ Ngoại giao

                            Hà nội.

                      b- Ngài Nguyễn Văn A

                           Đại sứ đặc mệnh toàn quyền CHXHCNVN

                           62 Rue Boileau

                           75016 Paris

          Ngày nay, khuynh hướng chung là viết địa chỉ cơ quan hoặc người nhận ở cuối trang, phía bên trái.

          3.3. Câu xưng hô:

          Câu xưng hô chỉ chức vụ chính thức của người nhận thư được ghi trên một dòng kể từ bên trái sau khi đã trừ lề.

          Câu xưng hô được ghi sau phần địa chỉ là hình thức người viết công văn bày tỏ lời chào với người nhận công văn.

          Nếu chức vụ của những người trao đổi công văn càng cao thì câu xưng hô được viết cách xa phần địa chỉ, tốt nhất là ở giữa trang đầu tiên và được kết thúc bằng dấu phẩy.

          Câu xưng hô chỉ nêu chức vụ, tước vị quy tộc (nếu có) hay tước vị tôn giáo nhưng không nêu họ tên.

          Nếu người nhận công văn kiêm nhiệm nhiều trọng trách khác nhau, và có học hàm học vị thì nên xưng hô theo trọng trách hoặc hàm cấp phù hợp với nội dung thư tín.

          Ví dụ: Xưng hô    

                      a- Thưa Ngài Đại sứ

                      Nếu vấn đề được nêu liên quan đến quan hệ hai nước

                      b- Thưa Ngài Giáo sư

            Nếu muốn mời người nhận thư nói chuyện về một vấn đề chuyên môn, mặc dù hiện tại ông ta là Đại sứ.

          3.4. Câu kết thúc:

          Câu kết thúc hay câu lịch thiệp xã giao, bày tỏ sự kính trọng của người gửi công văn đối với người nhận công văn.

          Nhìn chung, câu kết thúc đã trở thành công thức chuẩn mực, cho nên chỉ cần ghi lại nguyên bản. Có hai cách kết thúc công văn ngoại giao:

- Nếu là công văn trao đổi giữa hai cơ quan thì câu kết là:

           “Nhân dịp này, một lần nữa ĐSQ xin gửi đến Bộ Ngoại giao .... lời chào kính trọng”

- Nếu là thư trao đổi giữa hai người thì câu kết là:

          “Tôi xin đề nghị Ngài Đại sứ hãy nhận ở tôi lời chào kính trọng”.

          Như vậy, nếu là công văn trao đổi giữa hai người thì trong câu kết thúc cần nhắc lại câu xưng hô.

          3.5. Chữ ký:

          Chữ ký xác nhận tính đích thực của công văn. Chữ ký có thể bằng mực đen hoặc xanh, ở bên phải và là phần cuối cùng của công văn.

          Chữ ký không cần kèm theo tên hoặc chức vụ nếu những yếu tố này đã được ghi ở phần tiêu đề.

          Nếu có nhiều chữ ký thì sẽ được sắp xếp lần lượt từ trái sang phải theo thứ tự cấp bậc. Trong trường hợp này, việc ghi rõ chức vụ của mọi người ký là bắt buộc.

          Đôi khi để bày tỏ mối quan hệ mật thiết và sự thân thiện giữa hai người, người viết công văn, trước khi ký có thể tự tay viết thêm một hai chữ vào câu kết thúc.

          Công văn không đứng tên cá nhân thì thường không có chức ký chính thức mà chỉ có ký tắt và đóng dấu cơ quan gửi công văn.

          3.6. Ngày tháng

          Khái niệm này bao gồm địa điểm, ngày, tháng, năm viết công văn. Tất cả những chi tiết này không bao giờ được viết tắt. Để tỏ thái độ kính trọng, ngày tháng thường được viết ở dưới ngay sau khi kết thúc nội dung công văn.

          3.7. Nội dung công văn:

          Nội dung hay phần chính của công văn được trình bày bằng nhiều đoạn văn khác nhau, tương ứng với số ý mà người viết có ý định trình bày.

          Trong ngoại giao, cá nhân của người trao đổi thư không quan trọng mà chính là chức vụ của họ. Vì vậy, mọi ý trình bày, mọi giải pháp hoặc gợi ý đưa ra sẽ liên quan đến quốc gia họ đại diện và có giá trị lâu dài. Đây cũng là lý do tại sao mọi tình cảm riêng tư đều loại khỏi công văn lễ tân ngoại giao. Hơn nữa, người viết công văn cũng tránh xưng hô ở ngôi thứ nhất mặc dù họ có thể ký công văn. Cách tốt nhất là xưng hô ở ngôi thứ 3 chỉ đích danh quốc gia hoặc tổ chức mình đại diện.

          Các đoạn văn trong công văn có thể tương ứng với những ý sau:

- Trình bày sự việc

- Giải thích một sự hiểu lầm

- Bày tỏ quan điểm về một vấn đề cụ thể

- Đưa ra các lập luận khác nhau.

- Đề nghị bên nhận công văn phúc đáp sớm.

          Hình thức của công văn ngoại giao cũng đóng vai trò rất quan trọng, mặc dù nội dung của nó mới là quyết định vì chỉ có nội dung mới giúp để thúc đẩy quan hệ, xử lý các vấn đề đặt ra.

          Tác dụng của nội dung công văn đối với người nhận phụ thuộc vào nhiều yếu tố liên quan đến người gửi công văn. Đó là:

- Quan điểm chính trị.

- Khả năng nhận thức và nắm bắt vấn đề.

- Khả năng sáng tạo trong khi tìm giải pháp

- Khả năng lập luận

- Khả năng viết văn bản.

 (Trích tài liệu tập huấn năm 2017 của FOSET – BNG)

(Xin mời xem tiếp Chương III. Văn kiện ngoại giao)

 



Tin nổi bật.........................................................................................................
Bộ Ngoại giao thực hiện xuất sắc các nhiệm vụ đối ngoại năm 2017 ( 17/01 )
TẶNG QUÀ TẾT 2018 CHO BUÔN LÀNG ( 15/01 )
Xây dựng khu vực Mekong - Lan Thương hoà bình, ổn định, phát triển bền vững và thịnh vượng ( 11/01 )
Việt Nam - Trung Quốc thúc đẩy hợp tác lĩnh vực văn hóa ( 09/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (8)- Bài tập ( 16/01 )
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (7)- CHUẨN BỊ VỀ NỘI DUNG (tiếp theo) ( 15/01 )


Các tin đã đăng.............................................
CÔNG VĂN VÀ VĂN KIỆN NGOẠI GIAO ( 07/11 )
Sở Ngoại vụ với công tác đón tiếp khách quốc tế đến tham dự Lễ hội cà phê Buôn Ma Thuột ( 08/05 )
KỂ CHUYỆN TÀI NGOẠI GIAO CỦA BÁC HỒ ( 02/08 )
Nghi thức dự tiệc thế nào? ( 21/05 )
Chiêu đãi ngoại giao ( 21/05 )
Các vấn đề cơ bản trong đón tiếp khách nước ngoài ( 21/05 )
Bắt tay và Giới thiệu ( 21/05 )
‘Tôi xin mách một vài mẹo nhỏ’ ( 21/05 )
Ông Vũ Khoan và những chuyện ngoại giao cười ra nước mắt ( 21/05 )
Lễ tân ngoại giao và Lễ tân đối ngoại ( 20/05 )
TÌM KIẾM
HỘP THƯ GÓP Ý
THÔNG TIN CẦN BIẾT
Hanh chinh cong
Lịch làm việc của lãnh đạo
Chính phủ
Bộ ngoại giao
Khiếu nại tố cáo
Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
can ho the park avenue can ho Sunrise Riverside vinhomes riverside biet thu vinhomes riverside biệt thự vinhomes riverside